Abgleich mit SchülerOnline

MAGELLAN unterstützt das Schüler Online-Verfahren des Kommunalen Rechenzentrums (krz) Minden-Ravensberg/Lippe in Lemgo.

MAGELLAN unterstützt:

1. den Export der aktiven Betriebe für den Import in Schüler Online bei der aufnehmenden Schulen
2. den Export markierter Schüler für den Import in Schüler Online
3. den Import der angemeldeten Schüler aus Schüler Online nach MAGELLAN.

Export der Betriebe

Für den Export der Betriebe aus MAGELLAN und den Import der Daten in die aufnehmende Schule in Schüler-Online müssen Sie in folgenden Schritten vorgehen:

1. Schritt: Export der Betriebe aus MAGELLAN
2. Schritt: Import der Exportdatei in Schüler Online

Export der Betriebe aus MAGELLAN

1. Um die aktiven Betriebe aus MAGELLAN zu exportieren, müssen Sie wie folgt vorgehen:
2. Wechseln Sie in MAGELLAN in die Ansicht „Betriebe“
3. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten > Export > Schüler-Online exportieren….
4. Klicken Sie im Export-Assistenten auf Weiter.
5. Geben Sie unter Exportdatei den Pfad für eine Exportdatei an, in welche Sie die aktiven Betriebe exportieren wollen.
6. Klicken Sie auf Fertigstellen. Die Datensätze aller aktiven Betriebe werden jetzt exportiert.

Import der Betriebedatei nach Schüler Online

Um die zuvor exportierte Betriebedatei in Schüler Online zu importieren, müssen Sie in Schüler Online wie folgt vorgehen:

1. Melden Sie sich in Schüler Online an.
2. Wählen Sie in der Navigation die Option Aufnehmende Schule.
3. Wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt Administration|Import Betriebe.
4. Wählen Sie das Import-Schema MAGELLAN aus.
5. Wählen Sie unter Auswahl Importdatei die zuvor aus MAGELLAN exportierte Betriebedatei über die Schaltfläche Durchsuchen aus und laden Sie dies über Upload.
6. Klicken Sie zum Import jetzt auf Import der Daten.

Export von Schülern

Für den Export von Schülern aus MAGELLAN und den Import der Daten in die abgebende Schule in Schüler-Online müssen Sie in folgenden Schritten vorgehen:

1. Schritt: Export von Schülern aus MAGELLAN
2. Schritt: Import der Exportdatei in Schüler Online Export von Schülern aus MAGELLAN Um die Schüler aus MAGELLAN für Schüler Online zu exportieren, müssen Sie wie folgt vorgehen: Um die aktiven Betriebe aus MAGELLAN zu exportieren, müssen Sie wie folgt vorgehen:
3. Wechseln Sie in MAGELLAN in die Ansicht Schüler.
4. Markieren Sie in der Auswahlliste die Schüler, die Sie exportieren wollen.
5. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten > Export > Schüler-Online exportieren….
6. Klicken Sie im Export-Assistenten auf Weiter.
7. Geben Sie unter Exportdatei den Pfad für eine Exportdatei an, in welche Sie die markierten Schüler exportieren wollen.
8. Klicken Sie auf Fertigstellen. Die Datensätze aller markierten Schüler werden jetzt exportiert.

Import der Schülerdatei nach Schüler Online

Um die zuvor exportierte Schülerdatei in Schüler Online zu importieren, müssen Sie in Schüler Online wie folgt vorgehen:

1. Melden Sie sich in Schüler Online an.
2. Wählen Sie in der Navigation die Option Abgebende Schule.
3. Wählen Sie in der Navigation den Menüpunkt Datenimport > Datenimport (2013).
4. Wählen Sie das Import-Schema MAGELLAN Standard aus.
5. Wählen Sie unter Auswahl Importdatei die zuvor aus MAGELLAN exportierte Schülerdatei über die Schaltfläche Durchsuchen aus und laden Sie dies über Upload.
6. Klicken Sie zum Import jetzt auf Import der Daten.

Import der Schüleranmeldungen aus Schüler Online

Für den Import der Schüleranmeldungen aus Schüler Online nach MAGELLAN müssen Sie in folgenden Schritten vorgehen:

1. Schritt: Export der Schüleranmeldungen aus Schüler Online
2. Schritt: Prüfen der Exportdatei bzgl. der eingetragenen Schlüssel in MAGELLAN
3. Schritt: Import der Exportdatei in MAGELLAN

Export der Schüleranmeldungen aus Schüler Online

Um die Schüleranmeldungen aus Schüler Online zu exportieren, müssen Sie in Schüler Online wie folgt vorgehen:

1. Melden Sie sich in Schüler Online an.
2. Wählen Sie in der Navigation die Option Abgebende Schule.
3. Wählen Sie in der Navigation den MenüpunktAdministration > Datenexport MAGELLAN
4. Klicken Sie in der erscheinenden Maske rechts oben auf das Symbol neben Daten exportieren.
5. Die Datei wird dann standardmäßig mit dem Namen MAGELLAN_Export.csv gespeichert.

Prüfen der Exportdatei

Bevor Sie den eigentlich Import der zuvor erzeugten Datei MAGELLAN-Export.csv vornehmen, sollten Sie zunächst eine Prüfung der Daten vornehmen. Dabei wird geprüft, ob diese Schlüssel auch in den entsprechenden Schlüsselverzeichnissen von MAGELLAN enthalten sind und ob die Inhalte der Felder den maximalen Feldlängen in MAGELLAN entsprechen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in MAGELLAN in die Ansicht Bewerber
2. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten > Import > Schüler-Online importieren….
3. Klicken Sie im Import-Assistenten für Schüler-Online auf Weiter.
4. Wählen Sie unter 1. Bildungsgang und Klasse, wie die in den Feldern Bildungsgang und Klasse enthalten Werte auf welche Felder in MAGELLAN abgebildet werden sollen.
5. Wählen Sie unter 2. Prüfen und Importieren die Option Importdatei vor dem Import prüfen.
6. Wählen Sie unter 3. Importdatei die Exportdatei aus Schüler-Online.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Klicken Sie auf Fertigstellen.

Jede Hinweiszeile beinhaltet: • die Zeilennummer der Exportdatei (Spalte Zeile), • das Feld der Exportdatei (Spalte Feld) und • die eigentliche Meldung (Spalte Meldung)

Diese Hinweise können Sie nach Abschluss der Prüfung über die Schaltfläche Export nach Excelnach Excel zu weiteren Auswertung exportieren. Liegen keine Hinweise vor, wird im Bereich Hinweise kein Eintrag ausgegeben.

Alle im Rahmen der Prüfung festgestellten fehlenden Schlüsselwerte in MAGELLAN werden beim späteren Import automatisch erzeugten. Die Prüfung soll Ihnen die Möglichkeit geben, unterschiedliche Schlüsselwerte in Schüler Online und MAGELLAN für ein und denselben Sachverhalt in MAGELLAN vor dem Import anzupassen. Dies kann beispielweise leicht durch die Umbenennung von Kürzeln für Schlüsselwerte in MAGELLAN erfolgen.

Import der Exportdatei

Um die Exportdatei aus Schüler-Online zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in MAGELLAN in die Ansicht Bewerber
2. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten > Import > Schüler-Online importieren….
3. Klicken Sie im Import-Assistenten für Schüler-Online auf Weiter.
4. Wählen Sie unter 1. Bildungsgang und Klasse, wie die in den Feldern Bildungsgang und Klasse enthalten Werte auf welche Felder in MAGELLAN abgebildet werden sollen.
5. Wählen Sie unter 2. Prüfen und Importieren die Option Importdatei importieren und fehlenden Schlüssel ergänzen.
6. Wählen Sie unter 3. Importdateidie Exportdatei aus Schüler-Online.
7. Klicken Sie auf Weiter und auf Fertigstellen.

Alle Datensätze werden jetzt importiert. Werden fehlende Schlüssel in den Schlüsselverzeichnissen ergänzt, so wird dazu eine Hinweismeldung unter Hinweise ausgeben.

Ein einmalig aus Schüler Online übernommener Betrieb ist in MAGELLAN eindeutig gekennzeichnet, damit zukünftige Betriebsdatenänderung in Schüler Online mit nach MAGELLAN übernommen werden können. Wird im Rahmen des Imports ein Betrieb als schon vorhanden erkannt, werden die in Schüler Online eingetragenen Daten nicht automatisch übernommen. Schon vorhandene Betriebe werden im Anschluss an den Import in einer gesonderten Registerkarte Betriebe aktualisierenaufgelistet.

Um eine Aktualisierung der Betriebe nun explizit durchzuführen, gehen Sie wie folgt auf der Registerkarte Betriebe aktualisieren vor:

1. Prüfen Sie jede der angezeigten Zeilen, welche Daten pro Betrieb dort genau geändert worden sind. Der jeweils bisherige Wert ist jeweils nachfolgende in eckigen Klammern angegeben.
2. Soll ein Betrieb nicht aktualisiert werden, dann entfernen Sie die Markierung in der Zeile für die Spalte Aktualisieren.
3. Nach Prüfung alle Betriebe können Sie über die Schaltfläche Betriebe aktualisierendie eigentliche Aktualisierung durchführen lassen.

   Die Exportdatei aus Schüler Online kann mehrfach nach MAGELLAN importiert werden. MAGELLAN erkennt beim erneuten Import, ob der Bewerber bereits importiert wurde und überschreibt dessen bisherigen Daten durch den Import.

Beim erstmaligen Import der Betriebedaten aus der Exportdatei aus Schüler Online prüft MAGELLAN über die Felder Name, Strasse, Postleitzahl und Ort, ob der Betrieb schon in MAGELLAN existiert, damit dieser nicht neue angelegt wird. Ein einmalig aus Schüler Online übernommener Betrieb ist in MAGELLAN eindeutig gekennzeichnet, damit zukünftige Betriebsdatenänderung in Schüler Online mit nach MAGELLAN übernommen werden können. Welche Felder der Exportdatei aus Schüler Online genau nach MAGELLAN eingelesen werden, können Sie dem nachfolgenden Abschnitt entnehmen.

Importierte Felder

Der nachfolgende Übersicht können Sie entnehmen, in welcher Reihenfolge welche Felder der Exportdatei MAGELLAN-Export.csv in welche Felder in MAGELLAN übernommen werden.

Wie sieht eine korrekte Kopfzeile aus?

Wichtig ist, dass alle Spalten in der korrekten Reihenfolge in der Datei enthalten sind, nachstehend als Beispiel und auch zum Vergleich bei Importproblemen eine Kopfzeile:

``` "SchuelerID";"Nachname";Vorname";"Geburtsort";"Geburtsdatum";"Strasse";"Land";"Plz";"Wohnort";"Ortsteil";"Telefon";"Telefon2";"Email";"Geburtsname";"Geschlecht";"Nationalitaet";"Nationalitaet2";"Konfession";"Einschulung";"Migration";"ZuzugsJahr";"Geburtsland";"GeburtslandVater";"GeburtslandMutter";"Verkehrssprache";"KeyExtern";"Ezb1_Anrede";"Ezb1_Nachname";"Ezb1_Vorname";"Ezb1_Strasse";"Ezb1_Land";"Ezb1_PLZ";"Ezb1_Wohnort";"Ezb1_Telefon";"Ezb1_Email";"Ezb1_Art";"Ezb2_Anrede";"Ezb2_Nachname";"Ezb2_Vorname";"Ezb2_Strasse";"Ezb2_Land";"Ezb2_PLZ";"Ezb2_Wohnort";"Ezb2_Telefon";"Ezb2_Email";"Ezb2_Art";"Schulnr";"SchulBez";"Schulform";"Schulgliederung";"AbschlussSchule";"AbschlussBeruf";"Klasse";"Bildungsgang";"Aufnahmestatus";"Unterlagen";"Beratung";"Notiz";"Anmeldedatum";"Aufnahmedatum";"Ausbildungbeginn";"Ausbildungende";"Klassenlehrer";"Betrieb";"BetriebStrasse";"BetriebLand";"BetriebPLZ";"BetriebOrt";"BetriebTelefon";"BetriebFax";"BetriebEmail";"BetriebKontakt";"BetriebKammer";"BetriebMitgliedsnummer";"BetriebIdExtern";"KrzBetriebeid"