Schuljahreswechsel

In diesem Kapitel wird das Versetzen von Schülern zum Schuljahreswechsel, das Wechseln von Schülern innerhalb eines Schuljahres und das Ausschulen von Schülern vorgestellt. Zudem erfahren Sie, wie Sie irrtümliche Versetzungen, Fortschreibungen und Ausschulungen wieder rückgängig machen können.

Schüler versetzen

Zum Schuljahreswechsel müssen Sie die neuen Zeiträume einrichten, die Klassen definieren, die neuen Schüler eingeben und einschulen. Achten Sie darauf, dass Sie diese Schritte bereits abgeschlossen haben. Sie sollten unbedingt die beiden Halbjahre für das neue Schuljahr als Zeitraum definiert haben. Zusätzlich müssen alle Klassen, die es im kommenden Schuljahr geben soll, angelegt sein. Das Versetzen der Schüler ist im Gegensatz zum bereits erwähnten Fortschreiben (gleiche Klasse, neuer Zeitraum), der Wechsel von Zeitraum und Klasse der Schüler.

1. neuen Zeitraum anlegen

Bitte legen Sie unter Verzeichnisse > Zeiträume ein neues Schuljahr an. Dazu verwenden Sie die Schaltfläche Schuljahre anlegen.

2. neue Klassen anlegen

Alle Klassen, die es im neuen Schuljahr gibt, werden neu angelegt. Das erledigen Sie entweder in dem Sie in das neue 1. Halbjahr wechseln und dort im Klassenmenü über das rote Plus die Klassen neu anlegen. Oder besser: Sie bleiben im alten zweiten Halbjahr, gehen ins Klassenmenü und wählen Bearbeiten > Schuljahreswechsel. Dieser Assistent ermöglicht Ihnen auf der Basis Ihrer alten Klassen Kopien ins neue Halbjahr erstellen zu können. Die Kürzel bleiben wie sie sind, Sie nutzen den Assistent lediglich um nicht von Hand neue Klassen anlegen zu müssen.

Assistent "Schuljahreswechsel" erstellt neue Klassen

Um auf der Basis der bereits im 2.Halbjahr existierenden Klassen neue Klassen für das neue Schuljahr erzeugen zu können, bieten wir Ihnen einen Assistenten mit an. Dieser Assistent kopiert Klassen mit allen getroffenen Einstellungen (aber ohne Schüler!) ins Folgehalbjahr und legt sie dort als neue Klassen mit einer neuen ID an.

Schritt 1: Wechseln Sie ins zweite Halbjahr des aktuellen Schuljahrs und rufen das Menü Klassen auf!

Schritt 2: Öffnen Sie den Punkt Klassen > Bearbeiten > Schuljahreswechsel. Der Assistent zeigt Ihnen die Klassen des Halbjahres an.

Schritt 3: Markieren Sie die Klassen, die Sie fürs nächste Schuljahr benötigen um Ihre Schüler zu versetzen oder neue Schüler einzuschulen. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 4: Auf der nächsten Karte haben Sie die Möglichkeit die Klassenkürzel anzupassen.

Schritt 5: Gehen Sie auf Weiterund Fertigstellen!

Schritt 6: Ergebnis: Es werden im Folgehalbjahr Klassen mit den Eingaben der alten Klassen aber neuen IDs angelegt.

3. Schüler in neue Klassen versetzen

So versetzen Sie einen Schüler:

1. Klicken Sie auf Extrasund auf Schüler versetzen. Es öffnet sich der Assistent „Schüler versetzen“.

2. Klicken Sie jeweils auf Weiter, um zum nächsten Schritt des Assistenten zu kommen.

1. Markieren Sie die Schüler einer Klasse, die Sie versetzen möchten, und klicken Sie auf Weiter. Unter Klassen auswählen werden die Klassen angezeigt, in die Sie die markierten Schüler versetzen können.

1. Wählen Sie die Klasse aus, in die Sie die markierten Schüler versetzen möchten und klicken Sie auf Weiter. Geben Sie unter Weitere Angaben zusätzliche Merkmale an. Sie müssen dabei unter Bisherige Klasse beendet am und Neue Klasse beginnt am den letzten Schultag der alten und den ersten Schultag der neuen Klasse angeben. Des Weiteren können Sie optional Angaben zur Versetzung bzw. Wiederholung machen oder angeben, ob es sich um einen Überspringer handelt. Die weiteren Angaben sind optional und haben folgende Bedeutung:

   • Fachdaten kopieren: Mit dieser Option werden alle Fächer der markierten Schüler des aktuellen Zeitraums mit übertragen.
   • Fachtafel: Sie können über die Option allen Schülern direkt eine Fachtafel zuweisen. Jahrgang erhöhen: Markieren Sie dieses Option, wenn für alle zum Versetzen markierten Schüler der Jahrgang unter Schüler > Zeugnis > Details > Jahrgang erhöht werden soll.
   • Schulbesuchsjahr erhöhen: Eine Auswahl dieser Option bewirkt eine Erhöhung des Schulbesuchsjahrs der Schüler im neuen Zeitraum.
   • Ausbildungsjahr erhöhen: Eine Auswahl dieser Option bewirkt eine Erhöhung des Ausbildungsjahrs der Schüler im neuen Zeitraum.
   • Datum des Schulformeintritts neu setzen: Eine Auswahl dieser Option bewirkt bei allen markierten Schülern eine Abgleichung des Eintrittsdatums für die Schulform an das Eintrittsdatum der neuen Klasse.
   • Tutor nicht versetzen: Eine Auswahl dieser Option bewirkt, dass bei allen markierten Schülern der Tutor nicht ins neue Schuljahr übernommen wird.

1. Klicken Sie jetzt auf Weiterund anschließend auf Fertigstellen, um das Versetzen der Schüler durchzuführen. Sollten einige Schüler einer Klasse das Klassenziel nicht erreicht haben, so dürfen diese nicht markiert werden. Die Schüler, die von der Markierung ihrer Klasse ausgenommen sind, werden separat versetzt, z.B. in die gleiche Klassenstufe, falls die Schüler die Stufe wiederholen müssen. Die nicht versetzten Schüler werden nach der Versetzung der Klasse wieder angezeigt.

2. Markieren Sie nun diese Schüler und versetzen Sie diese in den nächsten Zeitraum, aber in die gleiche Klassenstufe. Sie haben die Möglichkeit, diese Schüler als Wiederholer zu markieren.

Schüler wechseln

Sie haben die Möglichkeit, Schüler innerhalb desselben Zeitraumes in eine andere Klasse zu wechseln.

Gründe im allgemeinbildenden Bereich könnten ein Wechsel aus der a-Klasse in die b-Klasse oder ein freiwilliger Rücktritt aus der Klasse 12 in die Klasse 11 sein.

Gründe im berufsbildenden Bereich könnte der Wechsel einen neuen Bildungsgang oder eine Klasse des gleichen Bildungsgangs mit anderen Berufsschultagen sein. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie dazu auf Extras, dann auf Schüler wechseln. In dem Assistenten „Schüler wechseln“ markieren Sie die Schüler, die Sie wechseln möchten.

2. Klicken Sie auf Weiter, und Sie können die entsprechende Klasse auswählen, in die der Schüler wechseln soll.

3. Klicken Sie auf Weiter, um Angaben zur neuen ausgewählten Klasse angeben zu können. Sie müssen dabei unter Bisherige Klasse beendet am und Neue Klasse beginnt am noch den letzten Schultag der alten und den ersten Schultag der neuen Klasse angeben. Die weiteren Angaben zum Kopieren der Fachdaten bzw. beim Einfügen einer Fachtafel sind optional und haben die analoge Bedeutung wie beim Versetzen.

4. Klicken Sie jetzt auf Weiterund anschließend auf Fertigstellen, um das Wechseln der Schüler durchzuführen.

Zusammenfassung Wechseln, Fortschreiben und Versetzen

Um die gängigen Abläufe innerhalb der Schule abzubilden, genügen in der Regel die drei Aktionen Wechseln, Fortschreiben oder Versetzen.

Letztlich muss man nur wissen, ob der Schüler den Zeitraum wechselt oder nicht und ob er die Klasse wechselt oder nicht um die passende Aktion zu wählen.

Klassen auflösen im Halbjahr

Sie müssen Klassen auflösen, wenn Sie z.B. innerhalb des Schuljahres zwei Klassen zusammenlegen.

1. Klicken Sie dazu auf Extras und auf Schüler wechseln. Markieren Sie im Assistenten die Schüler, die Sie wechseln möchten. Klicken Sie auf Weiter.

2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Klasse auswählen können, in die die Schüler wechseln sollen. Geben Sie unterWeitere Angaben den letzten Schultag in der alten und den ersten Schultag in der neuen Klasse an.

Klicken Sie auf Weiterund dann auf Fertigstellen. Auf der Laufbahnkarte wird für die Schüler die bisherige und die neue Klassenzugehörigkeit dokumentiert.

Schüler ausschulen

Schüler, die Ihre Schule verlassen, weil Sie einen Abschluss erfolgreich erworben haben, oder die die Schule wechseln, werden in MAGELLAN ausgeschult. Ausgeschulte Schüler bleiben in der MAGELLAN-Datenbank. Die Schüler werden dann im nächsten Halbjahr nicht mehr angezeigt, Sie können aber noch jederzeit auf deren Daten zugreifen, indem Sie den Zeitraum wechseln. So schulen Sie Schüler aus:

1. Klicken Sie auf Extrasund dann auf Schüler ausschulen. Der Assistent „Schüler ausschulen“ öffnet sich.

2. Klicken Sie jeweils auf Weiter, um zum nächsten Schritt des Assistenten zu kommen.

   

3. Unter Weitere Angaben können Sie das Abgangsdatum und optionale Übergangsdaten vermerken. Markieren Sie das Optionsfeld Sorgeberechtigte der Schüler inaktiv setzen, wenn die Sorgeberechtigten der Schüler inaktiv gesetzt werden sollen.

4. Klicken Sie dann auf Weiter und dann auf Fertigstellen, um die markierten Schüler auszuschulen.

Die ausgeschulten Schüler werden nun speziell in der Auswahlliste der Schüler markiert. Sie erhalten jetzt in der Statusspalte im Gegensatz zum blauen Quadrat der aktiven Schüler ein graues Quadrat zur Unterscheidung. Über die entsprechende Gruppierung der Statusspalte können Sie ausgeschulte direkt von aktiven Schülern unterscheiden.

Versehentlich eingeschult, versetzt, fortgeschrieben oder gewechselt

Haben Sie versehentlich Schüler eingeschult oder haben Sie einen sonstigen Fehler beim Fortschreiben, Versetzen oder Einschulen gemacht, dann besteht die Möglichkeit dies zu korrigieren. Sie können den Schüler in seinen Ausgangszustand im vergangenen Zeitraum zurücksetzen.

1. Klicken Sie dazu auf Extrasund dann auf Schüler korrigieren. Es öffnet sich der Assistent Schüler korrigieren. Klicken Sie jeweils auf Weiter, um zum nächsten Schritt des Assistenten zu kommen.

1. Unter Schüler auswählenkönnen Sie den oder die Schüler markieren, die Sie versehentlich eingeschult, fortgeschrieben, gewechselt oder versetzt haben.

2. Klicken Sie dann auf Weiter. Bevor der Vorgang rückgängig gemacht wird, werden Sie noch mal gefragt, ob Sie den Vorgang wirklich zurücksetzen möchten. Wenn Sie sich sicher sind, dann klicken Sie auf Fertigstellen.

Versehentlich ausgeschult?

Wenn Sie einen Schüler versehentlich ausgeschult haben und können Sie ihn wieder in einen aktiven Schüler ändern:

1. Markieren Sie diesen Schüler bitte in der Registerkarte Auswahl. Bitte klicken Sie auf Bearbeitenund auf Status zuweisen(oder Rechtsklick > Status zuweisen in der Auswahlliste).

2. Es öffnet sich nun das Fenster Status zuweisen. Im Auswahlfeld Neuer Status wird nun die Option Aktive(r) Schüler ausgewählt. Klicken Sie anschließend bitte auf OK. Das Statussymbol des Schülers wird wieder blau und das Feld Abgangam unter Schüler > Zugang/Abgang wird geleert.

Schüler in Bewerber umwandeln

Schüler können (wieder) in Bewerber umgewandelt werden, indem eine Kopie des Schülers als Bewerber erzeugt wird. Klicken Sie dazu auf Bearbeiten > Als Bewerber kopieren…. Ein Assistent zeigt Ihnen die notwendigen Schritte. Die ausgewählten Schüler werden im aktuellen Mandanten als neue Bewerber eingefügt. Dabei wird immer eine Kopie der Stammdaten der Schüler als neuer Bewerber angelegt. Die Daten der bisherigen Schüler bleiben bestehen und werden nicht gelöscht!