Sonderfälle in der Schülerlaufbahn

In diesem Kapitel werden Sonderfälle in Schülerlaufbahnen behandelt:

  • Ein ehemaliger Schüler kehrt an Ihre Schule zurück
  • Ein aktueller Schüler Ihrer Schule soll gleichzeitig Bewerber sein
  • Ein Schüler besucht zeitgleich mehrere Klassen
  • Jahrgangsübergreifende Klassen

Für alle Punkte gibt es Vorgehensweisen, die wir Ihnen in den nachfolgenden Abschnitten beschreiben.

Ein ehemaliger Schüler kehrt zurück?

Kehrt ein ehemaliger Schüler an Ihre Schule zurück, möchten Sie sicherlich gern die Stamm- oder Laufbahndaten aus den vergangenen Zeiträumen weiterverwenden. Für diesen Zweck können Sie eine Kopie des Schülers erstellen und später beim Einschulen die Kopie und den "Urschüler" wieder zusammenführen. Wenn man die Kopie auf der Basis des "Urschülers" erstellt, "merkt"sich MAGELLAN den Zusammenhang zwischen beiden Schülern und beide können beim Einschulen wieder zu einem Schüler mit der Gesamtlaufbahn (gemeint ist die alte und die neue Laufbahn) zusammengefasst werden.

Folgende Schritte sind notwendig

  1. Optionen voreinstellen
  2. Kopie vom ehemaligen Schüler erstellen
  3. Kopie ins Schülermenü übernehmen
  4. Kopie des Schülers einschulen und dabei zusammenführen

1. Optionen voreinstellen

Achtung!

Wichtig, bevor es losgeht: Sie haben zwischenzeitlich zwei Schülerdatensätze, die Sie später wieder miteinander verbinden. Sie könnten Stammdaten bei einem Schüler ändern, beim anderen Schüler nicht. In den Optionen stellen Sie bitte ein, wessen Daten beim Zusammenführen übrig bleiben sollen, die des alten Schülerdatensatzes oder die der Kopie? Wir empfehlen den Haken zu aktivieren. In aller Regel würde man zum Beispiel die Adressänderung des Schülers im Bewerbermenü eintragen und nicht für den Schülerdatensatz in einem alten Zeitraum. Bitte beachten Sie, dass diese Option pro MAGELLAN-Arbeitsplatz gesetzt werden muss!

Extras > Optionen > Einstellungen
Extras > Optionen > Einstellungen

2. Kopie vom ehemaligen Schüler erstellen

Sie erstellen eine Kopie des Schülers, dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Erste Möglichkeit: Suchen Sie den Schüler im Datenbestand, Sie können dafür die zeitraumübergreifende Suche unter Extras > Suchen verwenden. Wechseln Sie anschließend in den vom Schüler zuletzt besuchten Zeitraum und wählen das Menü Schüler. Starten Sie bitte den Assistenten Als Bewerber kopieren unter Schüler > Bearbeiten. Mit dem Assistenten können Sie aktive oder inaktive Schüler als Bewerber kopieren. Markieren Sie den Schüler und klicken auf Fertigstellen.

Dialog „Schüler als Bewerber kopieren“
Dialog „Schüler als Bewerber kopieren“

Zweite Möglichkeit: Wechseln Sie in Bewerbermenü und legen einen Bewerber mit den gleichen Vor- und Nachnamen an, die Doublettenprüfung schaut immer anhand des Vornamens und Nachnamens im Datenbestand nach, ob bereits ein Schüler oder Bewerber mit diesem Namen an der Schule war. Das Fenster der Doublettenprüfung erscheint, Sie wählen "Schüler als Bewerber kopieren" aus.

„Schüler als Bewerber kopieren“ aus der Doublettenprüfung
„Schüler als Bewerber kopieren“ aus der Doublettenprüfung

Wichtig!

Die Stammdaten des Schülers werden nun kopiert und im Bewerbermenü als neuer Bewerber angelegt. Es erfolgt dabei ein Verweis (interne ID) zwischen dem Schüler- und dem neuen Bewerberdatensatz. Diese „Interne ID“ kann auch als Spalte in der Schülerauswahlliste eingeblendet werden. Bitte öffnen Sie dafür den Punkt Bearbeiten > Spalten bearbeiten und ziehen die Spalte mit der linken Maustaste auf die gewünschte Position in die Schülerauswahlliste.

3. Kopie ins Schülermenü übernehmen

So geht's:

  1. Wechseln Sie nun bitte in den aktuellen Zeitraum und rufen das Menü Bewerber auf.

  2. Markieren Sie den Bewerber in der Auswahlliste, starten Sie anschließend per Rechtsklick den Assistenten für das Bewerberverfahren und wählen Sie Übernahme als Schüler.

Aufrufen des Bewerberverfahrens
Aufrufen des Bewerberverfahrens

4. Kopie des Schülers einschulen und dabei zusammenführen

  1. Wechseln Sie ins Menü Schüler zurück und rufen Sie Extras > Schüler einschulen auf, um den Schüler seiner Zielklasse zuzuweisen.

  2. Schulen Sie den Schüler wie gewohnt ein und aktivieren Sie zusätzlich auf der Karte Weitere Angaben die Option Schüler zusammenführen.

Zusammenführen der Schüler
Zusammenführen der Schüler

Beide Schüler werden zusammengeführt und die nachstehende Meldung wird ausgegeben. In der Laufbahn sind früheren und die aktuelle Klassenzugehörigkeit vermerkt.

Meldung zum Abschluss des Zusammenführens
Meldung zum Abschluss des Zusammenführens

Wichtig!

Befindet sich der Schüler im selben Halbjahr, indem die Bewerberkopie eingeschult und mit dem Schüler wieder zusammengeführt werden soll, wird in der Laufbahn des Schülers ein Wechsel vermerkt. Sie können diese Funktionalität auch für die Überbrückung eines Auslandsaufenthaltes oder eines Erziehungsurlaubes in der Schülerlaufbahn verwenden.

Ein aktueller Schüler bewirbt sich erneut

Ein aktueller Schüler Ihrer Schule bewirbt sich auf einen im nächsten Jahr startenden Ausbildungsgang. Sie möchten den Schüler im Bewerbermenü verwalten, genau wie andere Bewerber. Ist seine Bewerbung erfolgreich sein, möchten Sie anschließend Bewerber und Schüler wieder zu einem Schüler zusammenführen und den Schüler seiner neuen Klasse zuordnen. Folgen Sie auch für dieses Beispiel den im vorangegangenen Abschnitt “Zeiträume überspringen?“ beschriebenen Punkten.

Wichtig!

Befindet sich der Schüler im selben Halbjahr, in dem die Bewerberkopie eingeschult und mit dem Schüler wieder zusammengeführt werden soll, wird in der Laufbahn des Schülers ein Wechsel vermerkt.

In den Einstellungen unter Extras > Optionen können Sie voreinstellen, ob nach dem Zusammenführen die Stammdaten der Bewerberkopie oder die des Bestandsschülers beibehalten sollen.

Tipp

Wir empfehlen die Option Einschuldaten aktualisieren Schülerdaten auszuwählen, da in Regel die Bewerberdaten bei der Bearbeitung aktualisiert werden. Bitte denken Sie daran, dass diese Option pro MAGELLAN-Arbeitsplatz einzutragen ist, es sei denn, Sie verwenden die MAGELLAN.paths.

Extras > Optionen > Einstellungen
Extras > Optionen > Einstellungen

Ein Schüler ist zeitgleich in mehreren Klassen?

Schüler in MAGELLAN haben zeitgleich nur eine Stammklasse. Dennoch kann es sein, dass an Ihrer Schule Zusatzkurse angeboten werden, die Sie gern wie Klassen in Ihrem Datenbestand verwalten möchten. Oder, ein Schüler besucht in einzelnen Fächer den Unterricht in anderen Klassen und soll optional in den Schülerübersichten dieser Klassen sichtbar sein. Weisen Sie für die Fächer des Schülers, die er in parallel stattfindenden Klassen besucht unter Schüler > Zeugnis > Fächer in der Spalte Zusatzklasse die Klasse zu.

Der Schüler besucht die 8a, belegt ein Fach zusätzlich in der 8b
Der Schüler besucht die 8a, belegt ein Fach zusätzlich in der 8b

Die Auswahlliste der Spalte Zusatzklasse zeigt alle parallel zur Stammklasse existierenden Klassen an. Die Eintragung ist lediglich für in anderen Klassen besuchte Fächer notwendig. Rufen Sie das Menü Klassen auf, markieren die entsprechende Klasse und wählen die Unterkarte Daten > Zeiträume > Schüler. Sie können für diese Ansicht wählen, ob Ihnen wie gewohnt die Stammschüler dieser Klassen angezeigt werden oder auch die Zusatzschüler mit ihren Stammklassen eingeblendet werden sollen.

Wird der Haken aktiviert, werden auch Zusatzschüler und ihre Stammklasse angezeigt
Wird der Haken aktiviert, werden auch Zusatzschüler und ihre Stammklasse angezeigt

Jahrgangsübergreifende Klassen (JÜL)

Wenn Sie in MAGELLAN Klassen bestehend aus Schülern verschiedener Jahrgänge verwalten möchten, ist das auch möglich. Unter Schüler > Zeugnis > Details gibt es das Feld Jahrgang, welches anders als der Klassenjahrgang (Klasse > Zeiträume > Jahrgang, gilt für die Klasse) für den einzelnen Schüler geführt wird.

Das Feld Jahrgänge vermerkt den schülerindividuellen Jahrgang
Das Feld Jahrgänge vermerkt den schülerindividuellen Jahrgang

Zum erstmaligen Befüllen stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung:

  1. Sie tragen es unter Schüler > Zeugnis > Details von Hand ein.
  2. Sie nutzen die Sammelzuweisung auf der Karte und tragen es gruppenweise zu.

In der Auswahlliste der Schüler sehen Sie zusätzlich zur Klasse auch den schülerindividuellen Jahrgang:

Schülerjahrgang in der Auswahlliste von MAGELLAN
Schülerjahrgang in der Auswahlliste von MAGELLAN

Hinweis

Der Jahrgang des Schülers kann optional beim Fortschreiben oder Versetzen der Schüler um 1 Jahr hochgesetzt werden.

Was ist am Ende des 1. Halbjahres zu tun?

Hier weicht das Vorgehen nicht vom Standard ab:

Sie legen ein neues Halbjahr an und schreiben alle Schüler vom 1. Halbjahr ins 2. Halbjahr fort, die Option zum Erhöhen des Jahrgangs wird hier nicht aktiviert. Alle Schüler werden mit Ihrer Klasse in das nächste Halbjahr fortgeschrieben.

Beim Fortschreiben zwischen dem 1. und dem 2. Halbjahr wird die Option "Jahrgang erhöhen" nicht gewählt
Beim Fortschreiben zwischen dem 1. und dem 2. Halbjahr wird die Option "Jahrgang erhöhen" nicht gewählt

Was ist am Ende des 2. Halbjahres zu tun?

Einige Schüler besuchen weiterhin diese Klasse, andere Schüler steigen auf. Wir empfehlen erst alle aufsteigenden Schüler in Ihre Zielklassen zu versetzen und im Anschluss einmal den Assistenten zum Fortschreiben zu nutzen, weil für das Fortschreiben keine Schüler-Klassen-Zuordnung nötig ist, sondern einfach alle übrigen Schüler fortgeschrieben werden können.

Wir beginnen mit den Schülern, die in die nächsthöhere Klasse aufsteigen:

  1. Wechseln Sie ins zweite Halbjahr des laufenden Schuljahres
  2. Öffnen Sie bitte aus einem beliebigen Menüpunkt heraus Extras > Schüler versetzen.
  3. Markieren Sie die Schüler, die versetzt werden sollen, bei der Auswahl hilft Ihnen die Spalte Schülerjahrgang (siehe Abbildung).
  4. Wählen Sie die Zielklasse und markieren bitte die Option "Schülerjahrgang erhöhen" (siehe Abbildung)! Fertig!
Wählen Sie die Schüler anhand der Spalte "Jahrgang Schüler" aus!
Wählen Sie die Schüler anhand der Spalte "Jahrgang Schüler" aus!
Beim Versetzen ins neue Schuljahr in eine neue Klasse wird die Option "Jahrgang erhöhen" gewählt
Beim Versetzen ins neue Schuljahr in eine neue Klasse wird die Option "Jahrgang erhöhen" gewählt

Als nächstes schreiben Sie bitte die Schüler fort, die weiterhin in der Klasse bleiben:

  1. Wechseln Sie ins zweite Halbjahr des laufenden Schuljahres
  2. Öffnen Sie bitte aus einem beliebigen Menüpunkt heraus Extras > Schüler fortschreiben.
  3. Markieren Sie die Schüler, die versetzt werden sollen, bei der Auswahl hilft Ihnen die Spalte Schülerjahrgang (siehe Abbildung).
  4. Markieren bitte die Option "Schülerjahrgang erhöhen" (siehe Abbildung)! Fertig!
Wählen Sie die Schüler anhand der Spalte "Jahrgang Schüler" aus!
Wählen Sie die Schüler anhand der Spalte "Jahrgang Schüler" aus!
Beim Fortschreiben ins neue Schuljahr mit der "alten" Klasse wird die Option "Jahrgang erhöhen" gewählt
Beim Fortschreiben ins neue Schuljahr mit der "alten" Klasse wird die Option "Jahrgang erhöhen" gewählt

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