Sonderfälle in der Schülerlaufbahn

In diesem Kapitel werden Sonderfälle in Schülerlaufbahnen behandelt:

• Ein ehemaliger Schüler kehrt an Ihre Schule zurück
• Ein aktueller Schüler Ihrer Schule soll gleichzeitig Bewerber sein
• Ein Schüler besucht zeitgleich mehrere Klassen
• Jahrgangsübergreifende Klassen

Für alle Punkte gibt es Vorgehensweisen, die wir Ihnen in den nachfolgenden Abschnitten beschreiben.

Ein ehemaliger Schüler kehrt zurück?

Kehrt ein ehemaliger Schüler an Ihre Schule zurück, möchten Sie sicherlich gern die Stamm- oder Laufbahndaten aus den vergangenen Zeiträumen weiterverwenden. Für diesen Zweck können Sie eine Kopie des Schülers erstellen und später beim Einschulen die Kopie und den "Urschüler" wieder zusammenführen. Wenn man die Kopie auf der Basis des "Urschülers" erstellt, "merkt"sich MAGELLAN den Zusammenhang zwischen beiden Schülern und beide können beim Einschulen wieder zu einem Schüler mit der Gesamtlaufbahn (gemeint ist die alte und die neue Laufbahn) zusammengefasst werden.

Folgende Schritte sind notwendig

1. Optionen voreinstellen
2. Kopie vom ehemaligen Schüler erstellen
3. Kopie ins Schülermenü übernehmen
4. Kopie des Schülers einschulen und dabei zusammenführen

1. Optionen voreinstellen

2. Kopie vom ehemaligen Schüler erstellen

Sie erstellen eine Kopie des Schülers, dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Erste Möglichkeit: Suchen Sie den Schüler im Datenbestand, Sie können dafür die zeitraumübergreifende Suche unter Extras > Suchen verwenden. Wechseln Sie anschließend in den vom Schüler zuletzt besuchten Zeitraum und wählen das Menü Schüler. Starten Sie bitte den Assistenten Als Bewerber kopieren unter Schüler > Bearbeiten. Mit dem Assistenten können Sie aktive oder inaktive Schüler als Bewerber kopieren. Markieren Sie den Schüler und klicken auf Fertigstellen.

Zweite Möglichkeit: Wechseln Sie in Bewerbermenü und legen einen Bewerber mit den gleichen Vor- und Nachnamen an, die Doublettenprüfung schaut immer anhand des Vornamens und Nachnamens im Datenbestand nach, ob bereits ein Schüler oder Bewerber mit diesem Namen an der Schule war. Das Fenster der Doublettenprüfung erscheint, Sie wählen "Schüler als Bewerber kopieren" aus.

3. Kopie ins Schülermenü übernehmen

So geht's:

1. Wechseln Sie nun bitte in den aktuellen Zeitraum und rufen das Menü Bewerber auf.

2. Markieren Sie den Bewerber in der Auswahlliste, starten Sie anschließend per Rechtsklick den Assistenten für das Bewerberverfahren und wählen Sie Übernahme als Schüler.

4. Kopie des Schülers einschulen und dabei zusammenführen

1. Wechseln Sie ins Menü Schüler zurück und rufen Sie Extras > Schüler einschulen auf, um den Schüler seiner Zielklasse zuzuweisen.

2. Schulen Sie den Schüler wie gewohnt ein und aktivieren Sie zusätzlich auf der Karte Weitere Angaben die Option Schüler zusammenführen.

Beide Schüler werden zusammengeführt und die nachstehende Meldung wird ausgegeben. In der Laufbahn sind früheren und die aktuelle Klassenzugehörigkeit vermerkt.

Ein aktueller Schüler bewirbt sich erneut

Ein aktueller Schüler Ihrer Schule bewirbt sich auf einen im nächsten Jahr startenden Ausbildungsgang. Sie möchten den Schüler im Bewerbermenü verwalten, genau wie andere Bewerber. Ist seine Bewerbung erfolgreich sein, möchten Sie anschließend Bewerber und Schüler wieder zu einem Schüler zusammenführen und den Schüler seiner neuen Klasse zuordnen. Folgen Sie auch für dieses Beispiel den im vorangegangenen Abschnitt “Zeiträume überspringen?“ beschriebenen Punkten.

In den Einstellungen unter Extras > Optionen können Sie voreinstellen, ob nach dem Zusammenführen die Stammdaten der Bewerberkopie oder die des Bestandsschülers beibehalten sollen.

Ein Schüler ist zeitgleich in mehreren Klassen?

Schüler in MAGELLAN haben zeitgleich nur eine Stammklasse. Dennoch kann es sein, dass an Ihrer Schule Zusatzkurse angeboten werden, die Sie gern wie Klassen in Ihrem Datenbestand verwalten möchten. Oder, ein Schüler besucht in einzelnen Fächer den Unterricht in anderen Klassen und soll optional in den Schülerübersichten dieser Klassen sichtbar sein. Weisen Sie für die Fächer des Schülers, die er in parallel stattfindenden Klassen besucht unter Schüler > Zeugnis > Fächer in der Spalte Zusatzklasse die Klasse zu.

Die Auswahlliste der Spalte Zusatzklasse zeigt alle parallel zur Stammklasse existierenden Klassen an. Die Eintragung ist lediglich für in anderen Klassen besuchte Fächer notwendig. Rufen Sie das Menü Klassen auf, markieren die entsprechende Klasse und wählen die Unterkarte Daten > Zeiträume > Schüler. Sie können für diese Ansicht wählen, ob Ihnen wie gewohnt die Stammschüler dieser Klassen angezeigt werden oder auch die Zusatzschüler mit ihren Stammklassen eingeblendet werden sollen.

Jahrgangsübergreifende Klassen (JÜL)

Wenn Sie in MAGELLAN Klassen bestehend aus Schülern verschiedener Jahrgänge verwalten möchten, ist das auch möglich. Unter Schüler > Zeugnis > Details gibt es das Feld Jahrgang, welches anders als der Klassenjahrgang (Klasse > Zeiträume > Jahrgang, gilt für die Klasse) für den einzelnen Schüler geführt wird.

Zum erstmaligen Befüllen stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung:

1. Sie tragen es unter Schüler > Zeugnis > Details von Hand ein.
2. Sie nutzen die Sammelzuweisung auf der Karte und tragen es gruppenweise zu.

In der Auswahlliste der Schüler sehen Sie zusätzlich zur Klasse auch den schülerindividuellen Jahrgang:

Was ist am Ende des 1. Halbjahres zu tun?

Hier weicht das Vorgehen nicht vom Standard ab:

Sie legen ein neues Halbjahr an und schreiben alle Schüler vom 1. Halbjahr ins 2. Halbjahr fort, die Option zum Erhöhen des Jahrgangs wird hier nicht aktiviert. Alle Schüler werden mit Ihrer Klasse in das nächste Halbjahr fortgeschrieben.

Was ist am Ende des 2. Halbjahres zu tun?

Einige Schüler besuchen weiterhin diese Klasse, andere Schüler steigen auf. Wir empfehlen erst alle aufsteigenden Schüler in Ihre Zielklassen zu versetzen und im Anschluss einmal den Assistenten zum Fortschreiben zu nutzen, weil für das Fortschreiben keine Schüler-Klassen-Zuordnung nötig ist, sondern einfach alle übrigen Schüler fortgeschrieben werden können.

Wir beginnen mit den Schülern, die in die nächsthöhere Klasse aufsteigen:

1. Wechseln Sie ins zweite Halbjahr des laufenden Schuljahres
2. Öffnen Sie bitte aus einem beliebigen Menüpunkt heraus Extras > Schüler versetzen.
3. Markieren Sie die Schüler, die versetzt werden sollen, bei der Auswahl hilft Ihnen die Spalte Schülerjahrgang (siehe Abbildung).
4. Wählen Sie die Zielklasse und markieren bitte die Option "Schülerjahrgang erhöhen" (siehe Abbildung)! Fertig!

Als nächstes schreiben Sie bitte die Schüler fort, die weiterhin in der Klasse bleiben:

1. Wechseln Sie ins zweite Halbjahr des laufenden Schuljahres
2. Öffnen Sie bitte aus einem beliebigen Menüpunkt heraus Extras > Schüler fortschreiben.
3. Markieren Sie die Schüler, die versetzt werden sollen, bei der Auswahl hilft Ihnen die Spalte Schülerjahrgang (siehe Abbildung).
4. Markieren bitte die Option "Schülerjahrgang erhöhen" (siehe Abbildung)! Fertig!