Datenbank und Verbindungen

Dieses Kapitel richtet sich an Administratoren und soll einen Einblick in die MAGELLAN-Administration geben. Dazu werden der MAGELLAN-Administrator, das Versetzen in einen anderen Mandanten, das MyMAGELLAN Center, die Access-Anbindung, das Einspielen von Update, der MAGELLAN-DWH Explorer, der MAGELLAN-Skripteditor, das Ein- bzw. Ausblenden von Bereichen und anderes näher erläutert. Der MAGELLAN-Administrator beinhaltet folgende Funktionen für den Administrator:

• Server-Verwaltung
• Datenbankpflege
• Datensicherung

So starten Sie den MAGELLAN-Administrator :

1. Klicken Sie auf Start, dann auf Programme und dann auf STÜBER SYSTEMS.

2. Klicken Sie auf MAGELLAN 6 Administrator.

3. Tippen Sie Ihre Kennung und Ihr Kennwort ein und bestätigen Sie mit OK (Wenn Sie MAGELLAN neu installiert haben, dann tippen Sie unter Kennung „sysdba“ und das Kennwort „masterkey“ ein).

Server-Verwaltung

Die Server-Verwaltung starten Sie, indem Sie auf Ansicht und dann auf Server-Verwaltung klicken.

Verbindungen verwalten

Über die Option Datenbank verwalten können Sie Ihre Datenbank registrieren. Sie haben hier die Möglichkeit, mehrere Verbindungen zu MAGELLAN-Datenbanken zu registrieren. Jeder Verbindung können Sie einen individuellen Namen mit der Verknüpfung zu einer MAGELLAN-Datenbank zuordnen. Sie haben so z.B. die Möglichkeit, zwischen mehreren MAGELLAN-Datenbanken zu wechseln ohne die Daten kopieren zu müssen. Im Fenster Verbindungen verwalten können Sie einerseits eine bereits bestehende Verbindung bearbeiten und andererseits eine neue Verbindung anlegen. Möchten Sie eine existierende Datenbankverbindung editieren, markieren Sie diese bitte in der Liste der registrierten Verbindungen und klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten. Das Fenster Verbindung registrierten ist unterteilt in fünf Registerkarten.

• Allgemein: Auf der Registerkarte Allgemein kann man einen Alias hinterlegen, also eine Bezeichnung nach Wunsch. Man kennt dies von der Umwandlung einer offiziellen E-Mail-Adresse eines Internetproviders in einen E-Mail-Alias-Namen, der auch oft als Nickname bezeichnet wird. Bei der Anmeldung in MAGELLAN müssen Sie unter Datenbank nur noch den Alias-Namen der Verbindung einstellen, mit der MAGELLAN gestartet werden soll.

So haben Sie die Möglichkeit, einfach zwischen mehreren MAGELLAN-Datenbanken zu wechseln. Dies ist z.B. vorteilhaft, wenn Sie Statistiken erstellen müssen. Andererseits kann es auch nützlich sein, eine Übungsdatenbank für neue Mitarbeiter anzulegen.

• Datenbank: Auf der Registerkarte „Datenbank“ wird im Feld „Protokoll“ der Wert „Lokal“ ausgewählt, wenn es sich um eine Einzelplatz- bzw. Serverinstallation handelt. Liegt hingegen eine Clientinstallation vor, tragen Sie hier „TCP/IP“ ein. In diesem Fall muss dann auch im Feld „Server“ mit dem Lupensymbol der Explorer geöffnet werden und die Serverbezeichnung ausgewählt werden. Im Feld „Dateipfad auf dem Server“ wird der lokale Pfad auf dem Server hinterlegt. Eine bekannte Fehlerquelle ist, dass man hier versehentlich einen Netzwerkpfad hinterlegt. Wichtig ist, dass hier auch bei einer Clientinstallation der lokale Pfad auf dem Server angegeben wird.

• Data Warehouse: Auf der Registerkarte „Data Warehouse“ ist der lokale Pfad auf dem Server anzugeben, wo die Datawarehouse-Datenbank abgelegt ist. Dies gilt für Einzelplatz- bzw. Serverinstallation ebenso wie für Clientinstallation.

• Datenordner: Auf der Registerkarte „Datenordner“ können Sie für die Ordner „Dokumente“, „Skripte“, „Berichte“, „Vorlagen“ sowie „Importe“ mittels der Lupensymbole jeweils den Explorer öffnen und den entsprechenden Pfad aussuchen, wo diese Ordner abgelegt wurden. Arbeiten Sie an Ihrer Schule im Netzwerk, ist es wahrscheinlich, dass alle diese Datenordner auf dem Server liegen und auch alle User auf die Dokumente auf dem Server zugreifen sollen. Es gibt aber dennoch die Möglichkeit, hier auf andere Datenordner zuzugreifen, beispielsweise auf lokal liegende.

Möchten Sie eine neue Datenbankverbindung einrichten, klicken Sie bitte in der Liste der registrierten Verbindungen auf die Schaltfläche Hinzufügen. Das Fenster Verbindung registrierten öffnet sich. Bei der Eingabe ist so zu verfahren als wenn man eine bestehende Verbindung bearbeitet. Hat man die Eingabe beendet, steht in der Liste der registrierten Verbindungen diese neue Verbindung zur Auswahl.

Hat man sich nun mehrere Datenbankverbindungen angelegt, ist es sinnvoll, einen Standard-Alias zu hinterlegen im Auswahlfeld Standard-Alias für die MAGELLAN-Anmeldung. Diese dort eingetragene MAGELLAN-Verbindung wird dann beim Programmstart im Anmeldefenster voreingestellt.

Verbindungen testen

Mit der Option Verbindungen testen können Sie eine eingestellte MAGELLAN- und Netzwerk-Verbindung testen, die Sie zuvor unter Datenbank verwalten eingerichtet haben. Im Fenster Verbindungen testen geben Sie auf der Registerkarte Datenbank-Verbindung zunächst der MAGELLAN-Alias-Name ein. Auch das entsprechende Protokoll und für den Fall, dass es sich um eine Clientinstallation handelt, der Servername müssen ausgewählt werden. Melden Sie sich bitte mit Benutzer und Kennwort an und klicken auf die Schaltfläche Testen. Im Fenster Ergebnis erhalten Sie ein Protokoll über den Testlauf. Wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt, sollten Sie Ihre Eingaben noch einmal überprüfen.

Die Paths-Datei

Beim Start von MAGELLAN werden Informationen aus Dateien gelesen. Diese Dateien werden an einem betriebssystemspezifischen Ort pro Installation erwartet oder MAGELLAN liest den Inhalt der Paths-Datei (MAGELLAN.paths) aus.

Der Vorteil einer Paths-Datei ist, dass Sie mehreren Nutzern die identischen Einstellungen in einem Arbeitsschritt an einem zentralen Ort zur Verfügung stellen können. Beim Einrichten einer neuen Arbeitsplatzinstallation genügt es die Installation durchzuführen und die MAGELLAN.paths im Programmverzeichnis abzulegen.

Folgende Dateien werden beim Programmstart gelesen:

Diese Dateien liegen je nach Betriebssystem an folgenden voreingestellten Speicherorten:

Möchten Sie abweichende Speicherorte für diese Dateien angeben, zum Beispiel damit alle MAGELLAN-Arbeitsplatzinstallationen auf dieselben Dateien zugreifen, sind folgende Schritte nötig:

1. Richten Sie einen Arbeitsplatz bitte vollständig ein, damit von diesem Arbeitsplatz die Dateien MAGELLAN.evm, MAGELLAN.lic und die Optionsdateien kopiert werden können.

2. Wählen Sie einen Speicherort für die Konfigurationsdateien aus. Die Dateien können in einem gemeinsamen Verzeichnis liegen oder Sie wählen für MAGELLAN.evm, MAGELLAN.lic und die Optionsdateien (MAGELLAN.opt, MagInv.opt, MagBib.opt) drei getrennte Verzeichnisse und speichern dort die Dateien.

3. Erstellen Sie mit einem Texteditor eine neue Textdatei und kopieren den nachfolgenden Text in diese Datei. Passen Sie die Pfade bitte auf Ihre angelegten Verzeichnisse an, diese können sich lokal auf dem Rechner oder in Ihrem Netzwerk befinden.

Beispiel:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<Preferences>
<Paths>
<Entry Name="MAGELLANEnvironmentFolder" Value="D:\Mein Verzeichnis"/>
<Entry Name="MAGELLANOptionsFolder" Value="D:\Mein Verzeichnis"/>
<Entry Name="MAGELLANLicenseFolder" Value="D:\Mein Verzeichnis"/>
</Paths>
</Preferences>

1. Speichern Sie diese Textdatei und benennen die Datei anschließend in „MAGELLAN.paths“ um.

2. Legen Sie diese Datei pro Arbeitsplatzinstallation im Programmverzeichnis ab. Beim Programmstart von MAGELLAN wird geprüft, ob sich eine Datei mit diesem Namen im Programmverzeichnis befindet und gegebenenfalls ausgelesen.

Datenbankpflege

Die Datenbankpflege starten Sie, indem Sie auf Ansicht und dann auf Datenbankpflege klicken.

Datenbank konfigurieren

Die Option Datenbank konfigurieren ermöglicht Ihnen die individuelle Anpassung der Eigenschaften Ihrer Datenbank. Sie können hier einen allgemeinen Schreibschutz festlegen und die Art der Zwischenspeicherung beeinflussen.

Datenbank überprüfen

Datenbankinhalt löschen

Um die bestehende Datenbank zu leeren, können Sie die Option „Datenbank löschen“ wählen. Die Option benötigen Sie insbesondere, wenn Sie die Daten in der standardmäßig mitgelieferten Beispiel-Datenbank durch die Eingabe eigener Daten ersetzen wollen.

info::Tipp Beim Neueinstieg in MAGELLAN sollten Sie bitte die Schlüsselverzeichnisse und auf das Postleitzahlverzeichnis mit leeren, damit Sie im Anschluss diese Verzeichnisse mit den aktuellen Werten für Ihr Bundesland und Ihre Schulart füllen können.

Nach dem Leeren werden automatisch die ID-Generatoren der Datenbanktabellen zurückgesetzt, damit der erste neue Schüler als Beispiel mit der ID 1 angelegt werden kann.

Beispieldaten aktualisieren

Mit dieser Funktion können Sie die Datumsangaben der Beispieldaten Ihrer Datenbank auf das aktuelle Jahr aktualisieren.

Firebird 1.5/2.1 Sicherheitsdatenbank konvertieren

Wenn Sie in der Version 5 (Firebird 1.5) oder in der Version 6 (Firebird 2.1) eine Sicherungskopie mit dem Punkt „Sicherungskopie erstellen Ihrer Passwortdatenbank (security.fdb) erzeugt haben, können Sie die dabei erzeugt security.fbk mit dieser Aktion konvertieren. Bei der Konvertierung wird die Datenstruktur der Passwortdatenbank auf das ab Firebird 2.5 gültige Format verändert. Führen Sie anschließend bitte den Punkt Datenbankpflege|Datenbank überprüfen|Zugriffsrechte synchronisieren aus, anschließend können sich die Nutzer mit den gewohnten Zugängen an der Datenbank anmelden.

Mandanten kopieren

Um alle mandantenbezogenen Daten eines Mandanten aus einer MAGELLAN-Datenbank A (=Ausgangsdatenbank) in eine MAGELLAN-Datenbank B (=Zieldatenbank) zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie den MAGELLAN-Administrator, indem Sie das Windows-Startmenü öffnen und dann auf Programme|STÜBER SYSTEMS|MAGELLAN 6 Administrator klicken.

2. Wählen Sie Datenbankpflege und klicken Sie dort auf Mandanten kopieren.

3. Klicken Sie im Assistenten auf Weiter.

4. Wählen Sie den zu kopierenden Mandaten der Ausgangdatenbank aus. Geben Sie anschließend die Verbindungsdaten die Zieldatenbank an und klicken Sie dann auf Weiter.

5. Klicken Sie auf Start um mit dem Kopiervorgang zu beginnen.

Vor dem Kopieren der mandantenbezogen Daten in eine andere MAGELLAN-Datenbank müssen folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Ausgangs- und Zieldatenbank müssen die gleichen Zeiträume besitzen.
• Der zu kopierenden Mandant darf noch nicht in der Zieldatenbank existieren.
• Das Kürzel des zu kopierenden Mandanten darf noch nicht als Kürzel für einen Mandanten der Zieldatenbank verwendet worden sein.

info::Hinweis Über die Funktion „Mandanten kopieren“ können Sie die Inhalte zweier Mandanten aus verschieden MAGELLAN-Datenbanken zu einer einzigen MAGELLAN-Datenbank mit zwei Mandanten zusammenführen. Auf diese Weise können beispielweise zwei Schulen mit bisher getrennt arbeitenden MAGELLAN-Datenbanken auf einer einzigen MAGELLAN-Datenbank arbeiten und die Vorteile einer SchoolCentral-Lösung nutzen.

Bundesland ändern

Um das im Rahmen der Installation über den Willkommensassistenten eingestellt Bundesland nachträglich zu verändern, können Sie hier optional ein anderes Bundesland auswählen.

Datensicherung

Über „Ansicht“ und „Datensicherung“ kommen Sie zu den Datensicherungsmöglichkeiten in MAGELLAN. In dieser Funktion wird das Sicherungstool der Firebird-Datenbank ausgeführt. Sie können mit diesem Tool Sicherungskopien der Schulverwaltungsdatenbank (MAGELLAN.fdb) und der Datawarehouse-Datenbank (MAGELLANDWH.fdb) erstellen.

Aufruf "Firebird Sicherheitsdatenbank 2.1/2.5"

(nur bis Ausgabe 6.5.0)

Dieser Aufruf wird ausschließlich für Sicherungen der Passwortdatenbank (security.fdb oder security2.fdb) als Voraussetzung für den Versionswechsel von Firebird (von 1.5 auf 2.1 und vorn 2.1 auf 2.5) benötigt.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation für den Umstieg von MAGELLAN 5 auf MAGELLAN 6 und in den Anleitungen zur Aktualisierung von Firebird.

Sicherungskopie erstellen

Der nachstehend beschriebene Assistent kann eine Sicherung Ihrer Datenbank erstellen.

Wir beschreiben in der nachstehenden Tabelle die Eingabeoptionen:

Sicherungskopie wiederherstellen

Der nachstehend beschriebene Assistent kann aus einer Sicherung Ihrer Datenbank eine neue Datenbankdatei aufbauen.

Wir beschreiben in der nachstehenden Tabelle die Eingabeoptionen:

Einbinden der Sicherung in den Windows Taskplaner

Sie können die Aktion "Datenbanksicherungskopie erstellen" mit in den Taskplaner des Serverrechners einbinden. Damit könnten Sie sicherstellen, dass diese Aktion automatisch einmal täglich ausgeführt wird. Gehen Sie dafür bitte folgendermaßen vor:

Erstellen Sie mit dem Texteditor eine neue Datei und kopieren den nachfolgenden Text hinein.

"C:\Program Files (x86)\Firebird\Firebird_2_5\bin\gbak.exe" -v -t -user SYSDBA -password masterkey -y "C:\Users\Public\Documents\Stueber Systems\Magellan 6\Datenbank\Backup\MAGELLAN6_%date:~0%.log" "C:\Users\Public\Documents\Stueber Systems\Magellan 6\Datenbank\MAGELLAN6.FDB" "C:\Users\Public\Documents\Stueber Systems\Magellan 6\Datenbank\Backup\MAGELLAN6_%date:~0%.FBK" pause

"C:\Program Files (x86)\Firebird\Firebird_2_5\bin\gbak.exe" -backup -v -t -user SYSDBA -password masterkey -y "C:\Users\Public\Documents\Stueber Systems\Magellan 6\Datenbank\Backup\MAGELLAN6_%date:~0%.log" "C:\Users\Public\Documents\Stueber Systems\Magellan 6\Datenbank\MAGELLAN6.FDB" "C:\Users\Public\Documents\Stueber Systems\Magellan 6\Datenbank\Backup\MAGELLAN6_%date:~0%.FBK" pause

Speichern Sie diesen Text und passen die drei Pfade den Gegebenheiten auf Ihrem Serverrechner an. Wir beschreiben nachstehend die Bedeutung der einzelnen Punkte:

Wenn alle Angaben angepasst sind, speichern Sie die Datei und benennen sie anschließend in "MagellanBackup.bat"um. Legen Sie diese Datei bitte auf Ihrem Server im Datenbankordner ab.

Hat es funktioniert? Dann richten Sie im Taskplaner bitte einen neuen Task ein, der täglich zu einer bestimmten Zeit diese Datei ausführt. Gehen Sie dazu auf dem Server unter Start > Programme > Zubehör > Systemprogramme > Geplante Tasks.