Schüler und Bewerber

Dieses Kapitel beschreibt die Aufnahme der Bewerber und Schüler mit den zugehörigen Daten der Sorgeberechtigten, der Ausbildungsbetriebe und Schulen. Die Aufnahme von neuen Schülern an der Schule erfolgt in zwei Schritten:

1. Erfassen der Stammdaten des Schülers.

2. Einschulen des Schülers in eine Klasse.

Das Erfassen der Stammdaten des Schülers kann über zwei Vorgehensweisen in MAGELLAN erfolgen:

• Mit Bewerberaufnahme: Der neue Schüler wird zunächst als Bewerber aufgenommen. Im Rahmen eines Bewerberverfahrens wird der Bewerber dann als Schüler übernommen.

• Ohne Bewerberaufnahme: Der Schüler wird direkt als Schüler eingetragen.

In den folgenden beiden Kapiteln finden Sie jeweils eine Übersicht zur typischen Laufbahn von Schülern an einer Allgemeinbildenden und einer Berufsbildenden Schule. Einige darin enthaltene Begriffe werden in den nachfolgenden Abschnitten noch ausführlich vorgestellt.

Schülerlaufbahn in Allgemeinbildenden Schulen

Legen Sie für jedes neue Schuljahr die Klassen neu an. Es reicht nicht aus einer bestehenden Klasse einen weiteren Zeitraum zuzuordnen, so wie es in Berufsschulen der Fall ist. Klassen sind, ähnlich wie das Klassenbuch, immer in Verbindung mit den Schülern dieser Klasse und dem Schuljahr zu sehen. Dadurch ist es z.B. möglich, verschiedene Klassen mit der gleichen Bezeichnung im Datenbestand zu führen. So ist z.B. die Klasse 6a im Schuljahr 2004/2005 eine andere als die Klasse 6a im Schuljahr 2005/2006, da in jeder Klasse andere Schüler sind. So gehen Sie beim Schuljahreswechsel vor:

• Zeiträume definieren: Öffnen Sie das Fenster zur Erfassung der neuen Zeiträume über Verzeichnisse > Zeiträume. Klicken Sie auf das rote Plus für „Neue Zeile“ und geben Sie den Zeitraum für das 1. Halbjahr des neuen Schuljahres ein. Wiederholen Sie diesen Vorgang für das 2. Halbjahr.

• Klassen anlegen: Wechseln Sie in das 1. Halbjahr des neuen Schuljahres. Öffnen Sie das Formular Klassen und legen Sie dort alle Klassen an, die es in diesem Schuljahr geben soll oder nutzen Sie den Assistenten unter Klassen > Bearbeiten > Schuljahreswechsel.

• Schüler versetzen: Wechseln Sie in das 2. Halbjahr des alten Schuljahres und versetzen Sie die Schüler über Extras > Schüler versetzen. Wurde ein Schüler versehentlich in eine falsche Klasse versetzt, wählen Sie die Funktion Extras > Schüler korrigieren. Die Versetzung wird dadurch rückgängig gemacht und Sie können den Schüler erneut versetzen. Wechselt ein Schüler innerhalb eines Schuljahres die Klasse z.B. von der 6a in die 6b, wählen Sie Extras > Schüler wechseln. Beide Klassen werden in der Laufbahn mitgeführt. In der nachfolgenden Abbildung finden Sie eine Übersicht über die typischen Laufbahnmerkmale eines Schülers an einer Allgemeinbildenden Schule.

Schülerlaufbahn in Berufsbildenden Schulen

Im Gegensatz zu Allgemeinbildenden Klassen besitzen Berufsbildende Klassen in der Regel sechs bzw. vier Zeiträume. Einer einjährige Klasse werden zwei Zeiträume, eine zweijährigen Klasse vier Zeiträume und einer dreijährigen Klassen sechs Zeiträume zugeordnet. Ordnen Sie für jedes neue Schuljahr der bestehenden Klasse einen oder direkt zwei weitere Zeiträume zu. So gehen Sie beim Schuljahreswechsel vor:

1. Zeiträume definieren: Öffnen Sie das Fenster zur Erfassung der neuen Zeiträume über Verzeichnisse > Zeiträume. Klicken Sie auf das rote Plus für „Neue Zeile“ und geben Sie den Zeitraum für das 1. Halbjahr des neuen Schuljahres ein. Wiederholen Sie diesen Vorgang für das 2. Halbjahr und alle weiteren Halbjahre, in denen die noch anzulegenden neuen Klassen existieren werden.

2. Neue Klassen anlegen: Wechseln Sie in das 1. Halbjahr des neuen Schuljahres. Öffnen Sie das Formular Klassen und legen Sie dort alle Klassen an, die es in diesem Schuljahr geben soll oder nutzen Sie den Assistenten unter Klassen > Bearbeiten > Schuljahreswechsel.

3. Schüler fortschreiben: Wechseln Sie in das letzte Halbjahr des alten Schuljahres und schreiben Sie die Schüler innerhalb der Klasse über Extras > Schüler fortschreiben fort. Wechselt ein Schüler innerhalb eines Schuljahres die Klasse z.B. von der AH 01 a in die AH 01 b, wählen Sie Extras > Schüler wechseln. Beide Klassen werden in der Laufbahn mitgeführt.

Bewerber eingeben

In MAGELLAN können Sie einen möglichen Schüler für das nächste Schuljahr zunächst als Bewerber aufnehmen. Diesen Bewerber können Sie mit allen notwendigen Stammdaten inkl. seiner Sorgeberechtigten und eventuellen Ausbildungsbetriebe aufnehmen. Über ein Bewerberverfahren können Sie bestimmte Bewerber zu einem Zeitpunkt als zukünftige Schüler an Ihrer Schule annehmen. Aus dem Bewerber wird dann per Knopfdruck ein Schüler, ohne dass Sie die Stammdaten nochmals erfassen müssen. Bewerber besitzen keinen Zeitraumbezug, da sie noch keiner Klasse zugeordnet sind.

Neuen Bewerber aufnehmen

Um einen neuen Bewerber aufzunehmen, klicken Sie in der Startleiste auf der linken Bildschirmseite auf Bewerber oder wählen Sie Ansicht| Bewerber. Wählen Sie dann das Symbol in der oberen Symbolleiste oder Bearbeiten|Neuer Datensatz. Es öffnet sich das Dialogfenster Neuer Bewerber.

Der neue Bewerber wird erstellt. Sie befinden sich automatisch auf der Registerkarte „Daten 1“ des Bewerbers. Geben Sie nun die erforderlichen Daten zum Bewerber ein.

Bewerbervorlagen anlegen und verwenden

Sie können, um Stammdateneinträge für neue Bewerber vorzubelegen, eigene Vorlagen anlegen.

Anlegen und Bearbeiten von Vorlagen

Wählen Sie einen bestehenden oder extra dafür angelegten Bewerber aus und rufen die Karte Bewerber > Daten1 auf. Wählen Sie Bearbeiten > Vorlage speichernoder drücken Sie die Taste F8 Ihrer Tastatur. Es erscheint ein Speicherfenster, tragen Sie eine Bezeichnung für Ihre Vorlage ein und bestätigen Sie mit OK.

Unter Bearbeiten > Vorlagen bearbeiten werden bereits gespeicherte Vorlagen angezeigt. Hier kann die Bezeichnung bearbeitet werden oder eine Vorlage gelöscht werden.

Verwenden von Vorlagen

Beim Anlegen eines neuen Bewerbers werden Ihnen bereits gespeicherte Vorlagen zur Auswahl angeboten.

Ausnahmen bilden dabei die folgenden Felder und Register: "Nachname", "Vorname", "Geburtsdatum", "Geburtsort", "Bemerkung" Daten der Registerkarte "Sorgeberechtigte" Daten der Registerkarte "Extras"

Per Vorlage ausfüllbare Felder

Registerkarte „Daten 1“

Analog zur Eingabe der Lehrer usw. können Sie auch hier die automatischen Einstellungen für Anrede und Postleitzahl.

Passfoto

Sie haben die Möglichkeit dem Schüler ein Passfoto zuzuordnen. Dafür klicken Sie bitte doppelt in den Passbildrahmen rechts oben auf der Karte Daten 1. Es öffnet sich ein Ordnerfenster, bitte navigieren Sie zu Ihrer vorbereiteten Bilddatei.

Ausbildung

Das Feld „Ausbildung“ blendet den aktuellen Ausbildungsbetrieb des Bewerbers ein. Die Ausbildungsdaten selbst werden auf der Registerkarte „Ausbildung“ eingetragen. Wird der Bewerber in mehr als einem Betrieb ausgebildet, müssen Sie im Feld „Ausbildung“ den aktuellen Betrieb auswählen.

Einschulmerkmal

Für jeden Bewerber können Sie bei seiner Aufnahme direkt ein Einschulmerkmal vergeben. Einschulmerkmale werden in den Schlüsselverzeichnissen definiert. Beispielweise können Sie alle Schüler, die in die Klassenstufe 5 eingeschult werden sollen, einem bestimmten Schlüssel für die Klassenstufe 5 zuordnen. Vergebene Einschulmerkmale erleichtern Ihnen später das Einschulen der Schüler in die Klassen, da Sie dann einfach Schüler mit dem gleichen Einschulmerkmal für eine bestimmte Klasse auswählen können.

Bewerbungsdaten

Die Bewerbungsdaten des Bewerbers finden Sie unter Bewerbung. Hier können Sie insbesondere eine Punktzahl, eine Gesamtnote, ein Hauptfachnote und bis zu 4 Bewerbungsziele eingeben. Punktzahl, Gesamtnote und Hauptfachnote ergeben je nach Bundesland und Verordnung auf Basis unterschiedlich erfasster Einzeldaten. Wie Sie diese Daten im Rahmen des Bewerberverfahrens erfasst und genutzt werden, erfahren Sie im anschließenden Abschnitt “Bewerberverfahren durchführen“. Die Bewerbungs-ziele sind im Schlüsselverzeichnis definiert.

Registerkarten „Daten 2“ und „Daten 3“

Auf der Registerkarte „Daten 2“ geben Sie die „Religion“, die „Staatsangehörigkeiten“, die „Muttersprache“, die „Sprachgruppen“, den „Grundschuleintritt“ und die erworbenen „Abschlüsse“ an. Auf der Registerkarte „Daten 3“ wird die „Fremdsprachenfolge“ eingetragen. „Fremdsprachen“ müssen zuvor im Schlüsselverzeichnis der Fächer als solche ausgewiesen sein, da sie ansonsten nicht zur Auswahl angeboten werden. Auf der Registerkarte „Daten 3“ können Sie dem Bewerber Funktionen zuordnen. Diese Funktionen müssen ebenfalls zuvor im Schlüsselverzeichnis „Funktion (Schüler)“ editiert werden. Zusätzlich werden die ärztlichen Angaben festgehalten. Die Felder „Gastschüler“ bzw. „Gastschulgeld überwiesen“ dienen dem Festhalten von Schülern, für die die Schule Gastschulgeld bzw. Schulgeld von den Gemeinden erhält. Aufgrund der Markierung können Gastschulgeld bzw. Schulgeldlisten ausgedruckt werden.

Registerkarte „Daten 4“

Auf der Registerkarte „Daten 4“ können Sie unter „Betreuung“ die Art und den Ort der Betreuung festlegen. Die auszuwählende Adresse wird unter den Stammdaten für Adressen eingetragen. Zusätzlich können Sie Angaben zur „Förderung“ und „Beförderung“ des Bewerbers machen.

Registerkarten „Zugang“

Die Zugangsdaten werden auf dieser Registerkarte festgehalten. Dazu können neben dem Zugangs- und voraussichtlichen Abgangsdatum zur Schule auch die gesamten bisherigen Schulbesuche des Bewerbers festgehalten werden. Ein zweites Zugangsdatum kann eingegeben werden, falls eine Schülerin z.B. die Schule für eine Babypause unterbricht.

Um eine besuchte Schule einzufügen, müssen Sie auf Hinzufügenklicken. Sie können dann eine bereits verzeichnete Schule auswählen. Die zuletzt besuchte Schule müssen Sie dann im Feld „Herkunftsschule“ auf Basis der zuvor hinzugefügten besuchten Schulen auswählen.

Existiert die Herkunftsschule noch nicht, können Sie sie aber auch über das Pluszeichen im Assistent aus dieser Ansicht heraus ergänzen.

Registerkarte „Merkmale“

Für jeden Bewerber können Sie analog zu den Merkmalen bei Lehrern freie Merkmale festlegen.

Registerkarte „Extras“

Die „Registerkarte „Extras““ ist standardmäßig ausgeblendet. Über das Dialogfenster Optionen kann sie optional eingeblendet werden. Sie können weitere Daten zur Betreuung von Schülern angegeben werden, wie sie in manchen Bundesländern benötigt werden.

Registerkarte „Familie“

Ist der Bewerber noch minderjährig, so können Sie diesem einen oder mehrere Sorgeberechtigte auf der Registerkarte „Familie“ zuordnen. Hier kann auch auf die Menüs Personen oder Lehrer verwiesen werden, wenn Mitarbeiter Eltern der Schüler sind. Um Geschwisterkinder erkennbar zu verbinden, kann auch auf andere Schüler verwiesen werden.

Im Dialogfenster „Neuer Sorgeberechtigter“ können Sie entweder einen bereits verzeichneten Sorgeberechtigten (Personen, Lehrer, Schüler) suchen oder direkt einen neuen Sorgeberechtigten aufnehmen.

Nachdem Sie den Sorgeberechtigten festgelegt haben, müssen Sie noch das „Verhältnis“ zwischen dem Schüler und dem Sorgeberechtigten festlegen. Einige Werte sind hierfür vorgegeben, 10 weitere Werte können Sie für Ihre Datenbank anpassen. Diese Möglichkeit finden Sie unter Verzeichnisse > Bezeichnungen anpassen. Vergeben Sie hier in der Spalte „durch“ eigene Verhältniswerte.

Sorgeberechtigte für den Seriendruck korrekt erfassen

Die Felder „Briefempfänger“ und „Briefanrede“ können Sie verwenden um Sorgeberechtigte mit unterschiedlichen Nachnamen korrekt anzusprechen. Beim Zuweisen des Sorgeberechtigten zum Schüler werden diese Felder vorbefüllt, dabei werden die Daten des Sorgeberechtigten (Anrede, Name) ausgewertet um diese Felder korrekt zu befüllen.

Beispiel: Aus der Anrede Herr und dem Nachnamen Müller wird für das Feld Briefempfänger der Wert „Herrn Müller“ generiert. Diese Daten stehen später im Seriendruck zur Verfügung und könnten im Adressfeld genutzt werden.

Im Feld Briefanrede würde sich „Sehr geehrter Herr Müller,“ ergeben. Dieses Feld können Sie später als Anrede im Seriendruck setzen.

Legen Sie Sorgeberechtigte mit gleichem Nachnamen (Anne und Andreas Müller) als einen Datensatz im Sorgeberechtigtenmenü an und verwenden dort die Anrede „Familie“ würden sich folgende Einträge ergeben:

• Briefempfänger: Familie Müller
• Briefanrede: Sehr geehrte Familie Müller,

Lediglich für Eltern mit unterschiedlichen Nachnamen passen Sie die Einträge an dieser Stelle im Programm an.

Die Sorgeberechtigten selbst legen Sie bitte als zwei Datensätze an, weisen beide dem Schüler zu, markieren jedoch nur einen Sorgeberechtigten im Feld Benachrichtigung mit „Immer“ und passen dort die Briefanrede und den Briefempfänger an.

Durch die Nutzung der Felder „Seriendruckname 1“ und „Seriendruckname 2“ bei der Mutter wird im Seriendruck nur ein Dokument an „Familie Pawlow-Kuhnert/Pawlow“ gesendet.

Wie Sie einen Sorgeberechtigten unabhängig vom Bewerber in MAGELLAN aufnehmen können, erfahren Sie im Abschnitt „Sorgeberechtigte eingeben“.

Adressanpassungen bei Familienmitgliedern

Anhand Ihrer Eintragungen auf der Karte Familie beim Schüler oder Bewerber werden auch die Datensätze gefunden, die Ihnen beim Ändern von Adressen zum Mitändern angeboten werden. Ändern Sie Adressdaten beim Bewerber, Schüler, bei Lehrern, Sorgeberechtigten oder Personen wird geprüft, welche Verbindungen es innerhalb des Mandanten zu anderen gibt. Als Ergebnis wird Ihnen eine Liste gezeigt, Sie entscheiden per Optionshäkchen für wen die Änderung übernommen werden soll.

Das Optionshäkchen wird automatisch vorbesetzt, für die Familienmitglieder die vor der Änderung identische Adressen hatten. In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie ein Beispiel: Der Lehrer hatte als alte Adresse "Stilleweg 12, 13156 Berlin". Diese Adresse wurde auch bei anderen Familienmitgliedern gefunden, daher ist das Anpassen-Häkchen voreingestellt.

Registerkarte „Ausbildung“

Die Registerkarte „Ausbildung“ wendet sich ausschließlich an Berufsbildende Schulen.

Klicken Sie auf Hinzufügen, um neue Ausbildungsdaten hinzuzufügen.

Im Dialogfenster „Neue Ausbildung“ können Sie für den aktuellen Bewerber dessen Ausbildungsbetrieb, seinen Ausbildungsberuf und -bildungsgang sowie weitere Ausbildungsdetails festhalten.

Analog zu den Sorgeberechtigten können Sie einen schon verzeichneten Betrieb auswählen („Betrieb suchen“...) oder direkt einen neuen Betrieb anlegen („Neuen Betrieb anlegen“...). Betriebe werden als Stammdaten zentral verwaltet. Wie Sie einen Betrieb unabhängig vom Bewerber in MAGELLAN aufnehmen können, erfahren Sie im Abschnitt „Betriebe eingeben“. Einem Betrieb können mehrere Schüler zugeordnet werden, genauso können Sie einem Schüler mehrere Betriebe zuordnen. Für die Suche von Ausbildungsbetrieben stehen Ihnen Filter zur Verfügung.

Bedenken Sie beim Drucken diverser Berichte, wie z.B. Schülerpersonalblatt mit Vorbildung, dass dort immer nur der in Registerkarte „Ausbildung“ unter „Ausbildung“ ausgewählte Betrieb ausgedruckt wird.

Registerkarte „Auswahl“

Die Registerkarte „Auswahl“ beinhaltet eine Liste aller Bewerber. Sie wird daher auch als „Bewerberliste“ bezeichnet. Sie dient der Übersicht über alle Bewerber. Markiert man einen Bewerber darin und führt einen Doppelklick aus, so wechselt die Ansicht automatisch auf die Registerkarte „Daten 1“ des Formulars des Bewerbers.

Bewerberverfahren durchführen

Bevor Sie Bewerberdaten erfassen, müssen Sie zunächst das Schlüsselverzeichnis der Bewerbungsziele und die Optionen bei der Berechnung beim Bewerberverfahren festlegen.

Bewerbungsziele

Unter Verzeichnisse > Bewerbungsziele müssen Sie die Ziele angeben, für die sich die Bewerber anmelden können. Für jedes Bewerbungsziel müssen für die Erstellung des Bewerberrankings festlegen, welche Prioritäten dabei der Hauptfachnote, der Gesamtnote und dem Anmeldedatum zukommen.

Optionen zur Berechnung

Unter Extras > Optionen legen Sie auf der Registerkarte „Bewerberverfahren“ die Einstellung für die automatische Punkteberechnung, den automatisch berechneten Durchschnitt der Hauptfächer und den automatisch berechneten Durchschnitt des Gesamtzeugnisses fest.

• Punkteberechnung: Wählen Sie die für Ihr Bundesland und Schulart vorhandene Berechnungsregel aus. Ist diese eingestellt wird aufgrund der erfassten Einzelwerte (z.B. Gesamtbonus, Hauptfachdurchschnitt, Gesamtzeugnisdurchschnitt) automatisch der Punktewert in der Ansicht Bewerber unter Punkte errechnet. Wählen Sie , um den Punktwert nicht automatisch berechnen zu lassen.

• Durchschnitt Hauptfächer: Wählen Sie hier die Art der automatischen Berechnung des Durchschnitts bei der Erfassung der Hauptfächer des Bewerbers. Wählen Sie , um den Durchschnitt der Hauptfächer nicht automatisch berechnen zu lassen.

• Durchschnitt Gesamtzeugnis: Wählen Sie hier die Art der automatischen Berechnung des Durchschnitts bei der Erfassung aller Fächer des Zeugnisses des Bewerbers. Wählen Sie , um den Durchschnitt der Gesamtzeugnisses nicht automatisch berechnen zu lassen.

Erfassen der Bewerbergrunddaten für das Bewerberverfahren

Neben den in Abschnitt „Bewerber eingeben“ erläuterten allgemeinen Stammdaten des Bewerbers müssen insbesondere die Informationen unter „Bewerbung“ auf der Registerkarte „Daten 1“ erfasst werden.

Die Angaben für die Werte „Punkte“, „Gesamtnote“ und „Hauptfachnote“ können Sie entweder als bereits berechnete Werte direkt eingegeben werden oder Sie erfassen alle Detaildaten über „Bearbeiten > Bewerbungsdaten“ (Funktionstaste F6)

Unter „Bonus“ können Sie für „Wartezeit“, „Vorbildung“, „Härtefall“ und „Sonstiges“ Bonuswerte eintragen, die automatisch zum Gesamtbonus aufaddiert werden. Diese Bonusangaben können Sie für die Berechnung der Hautfachnote bzw. Gesamtnote individuell berücksichtigen. Bei den Noten der Hauptfächer können Sie die Noten für Deutsch, Mathematik und die Fremdsprache eingeben. Weiter Hauptfachnoten können über erfasst werden. Der Durchschnitt der Hauptfächer wird entweder automatisch berechnet (siehe „Optionen zur Berechnung“) oder Sie geben diesen selbst ein. Bei Bedarf können Sie den Gesamtbonus über „Bonus aktiv“ in die Berechnung der Hauptfachnote einfließen lassen. Andernfalls entspricht der Durchschnitt der Hautfachnote.

Die Noten des Gesamtzeugnis können Sie über die Schaltfläche Details erfassen. Der Durchschnitt wird dann entweder automatisch berechnet oder Sie geben diese selbst ein. Bei Bedarf können Sie den Gesamtbonus über „Bonus aktiv“ in die Berechnung der Gesamtnote einfließen lassen. Andernfalls entspricht der Durchschnitt der Gesamtnote.

Schließen Sie das Dialogfenster „Bewerbungsdaten“; um die Werte unter „Hauptfachnote“ und „Gesamtnote“ in die gleichnamigen Felder in der Ansicht „Bewerber“ auf die Registerkarte „Daten 1“ zu übernehmen. Die darauf resultierende Punktzahl wird automatisch in das Feld „Punkte“ eingetragen, wenn die entsprechende Berechnungsvorschrift dafür eingestellt worden ist.

Auswerten der erfassten Bewerber: Sind alle Bewerber der Schule bis zu einem bestimmten Stichtag erfasst worden, muss festgelegt werden, ob alle Bewerber als Schüler aufgenommen werden können. Das Bewerberverfahren erfolgt in 2 Schritten:

1. Festlegen, welche Bewerber von der Schule angenommen werden. Hier müssen 2 Fälle unterschieden werden.

2. Angenommene Bewerber in Schüler umwandeln.

3. Das Bewerberverfahren basiert dabei auf Markierungs-, Gruppierungs- und Sortierungseigenschaften der Registerkarte „Auswahl“.

Fall: Alle Bewerber können angenommen werden: In diesem Fall müssen Sie allen Bewerbern einen neuen Bewerbungsstatus zuweisen und anschließend die Bewerber in Schüler umwandeln. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Startleiste auf der linken Bildschirmseite auf Bewerber oder wählen Sie Ansicht|Bewerber.

2. Klicken Sie im unteren Rand der Bewerberliste links neben der Bezeichnung Anzahl der Bewerber auf das kleine schwarze Rechteck, um alle Bewerber zu markieren.

3. Wählen Sie dann Bearbeiten > Bewerberverfahren, um den Assistenten für das Bewerberverfahren aufzurufen.

4. Wählen Sie die Option Änderung des Bewerberstatus und klicken Sie auf Weiter.

5. Wählen Sie hier z.B. den Status Angenommen für Bildungsziel 1“ und geben Sie das Datum der Statusänderung ein.

6. Bestätigen Sie über Fertigstellen.

Die zuvor markierten Bewerber erhalten jetzt den Status „Angenommen für Bildungsziel 1“ und können als Schüler übernommen werden.

Fall: Nicht alle Bewerber können angenommen werden: Hier müssen Sie zunächst eine Bewerber-rangliste erstellen. Auf deren Grundlage werden dann einige Bewerber abgelehnt, andere werden aufgenommen.

Die aufgenommenen Schüler werden dann wie im 1. Fall in Schüler umgewandelt. Rangzahl generieren: Für die Aufstellung der Rangliste müssen Sie zunächst über den Assistenten für das Bewerberverfahren allen Bewerbern eine zufällig erzeugte Rangzahl zuweisen. Sie dient im Falle von exakt gleichen Bewerbungsvoraussetzungen beim gleichen Bewerbungsziel für eine zufällige aber eindeutig Zuordnung im Ranking. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Startleiste auf der linken Bildschirmseite auf Bewerber oder wählen Sie Ansicht > Bewerber.

2. Markieren Sie alle Bewerber auf der Bewerberliste, die eine Rangzahl erhalten sollen. Klicken Sie im unteren Rand der Bewerberliste links neben der Bezeichnung Anzahl der Bewerber auf das kleine schwarze Rechteck, um alle Bewerber zu markieren.

3. Wählen Sie dann Bearbeiten > Bewerberverfahren, um den Assistenten für das Bewerberverfahren aufzurufen.

4. Wählen Sie die Option Zufällige Bestimmung der Rangzahl und klicken Sie auf Weiter.

5. Bestätigen Sie über Fertigstellen.

Die zuvor markierten Bewerber erhalten jetzt eine Rangzahl, die in der Spalte „Rangzahl“ auf der Registerkarte „Auswahl“ angezeigt wird.

Ranking pro Bewerbungsziel erstellen: Für jedes Bewerbungsziel müssen Sie ein Ranking erstellen. Für die markierten Bewerber werden dabei die Einträge aus „Bewerbungsziel 1“ bis „Bewerbungsziel 4“ ausgewertet. Die ermittelte Rangzahl wird in den Spalten „Rangzahl Bewerbungsziel 1“ bis „Rangzahl Bewerbungsziel 4“ dargestellt. Ausgewertet wird dabei die im Verzeichnis „Bewerbungsziele“ vergebene Priorität.

Beispiel: Ein Schüler wählt für „Bewerbungsziel 1“ „EH“ (Einzelhandelskaufmann/-frau), ein anderer Schüler wählt „EH“ als „Bewerbungsziel 2“. Beim Ranking wird das Ergebnis für alle markierten Bewer-ber für das Bewerbungsziel „EH“ ermittelt, die jeweilige Rangzahl wird pro Bewerber in der zum Bewerbungsziel zugehörigen „Rangzahl Bewerbungsziel 1...4“ abgebildet.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Startleiste auf der linken Bildschirmseite auf Bewerber.

2. Wählen Sie dann Bearbeiten > Bewerberverfahren, um den Assistenten für das Bewerberverfahren aufzurufen.

3. Wählen Sie die Option Erstellen des Rankings und klicken Sie auf Weiter.

4. Wählen Sie das Bewerbungsziel aus, für welches das Ranking aufgrund der im Bewerbungsziel eingestellten erstellt werden soll.

5. Bestätigen Sie über Fertigstellen und aktualisieren anschließend bitte die Auswahlliste über F5 oder die Aktualisieren-Schaltfläche am oberen Fensterrand.

Bewerberranglisten anzeigen bzw. ausdrucken

Eine Übersicht der Rangfolge pro Bildungsziel können erhalten Sie im Menü Mandanten unter Drucken.

Über die Seitenvorschau können Sie entscheiden, welche Bewerber für einen Bildungsgang angenommen, auf Warteliste stehen bzw. abgelehnt werden. Entsprechend dem 1. Fall können Sie den Bewerbern einen neuen Status zuweisen.

Bewerber in Schüler umwandeln

Im zweiten Schritt des Bewerberverfahrens müssen die angenommenen Bewerber noch in Schüler umgewandelt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Startleiste auf der linken Bildschirmseite auf Bewerber.

2. Markieren Sie alle Bewerber in der Bewerberliste, die den Bewerbungsstatus Angenommen besitzen.

3. Wählen Sie dann Bearbeiten > Bewerberverfahren, um den Assistenten für das Bewerberverfahren aufzurufen.

4. Wählen Sie die Option Übernahme als Schüler und klicken Sie auf Weiter.

5. Bestätigen Sie über Fertigstellen.

Die zuvor markierten Bewerber werden jetzt aus der Bewerberliste gelöscht und in die Schülerliste eingetragen.

Schüler eingeben

Die Stammdaten des Schülers entsprechen in wesentlichen Teilen jenen des Bewerbers. Daher werden hier nur die Unterschiede zu den Registerkarten bei Bewerbern erläutert.

Neuen Schüler aufnehmen

Sollten Sie den Schüler nicht über das Bewerberverfahren neu erzeugt haben, können Sie auch direkt einen Schüler in MAGELLAN aufnehmen. Um einen neuen Schüler aufzunehmen, klicken Sie in der Startleiste auf der linken Bildschirmseite auf Schüler oder wählen Sie Ansicht > Schüler. Wählen Sie dann das rote Plus in der oberen Symbolleiste oder die Tastenkombination STRG+N. Es öffnet sich das Dialogfenster Neuer Schüler.

Nun wird der neue Schüler erstellt. Sie befinden sich automatisch auf der Registerkarte „Daten 1“ des Schülers. Geben Sie nun die erforderlichen Daten zum Schüler ein.

Doublettenprüfung

Gibt es einen Schüler bereits als Abgänger, Bewerber oder aktiven Schüler, erscheint das nachfolgende Fenster. Sie können nun wählen, ob Sie den Schüler trotzdem anlegen möchten oder den bereits vorhandenen Datensatz ansehen möchten.

Registerkarte „Daten 1“

Im Unterschied zur Registerkarte „Daten 1“ des Bewerbers, findet man beim Schüler keine Bewerbungsdaten, sondern einige neue Eingabefelder. Die Felder „Klasse“ und „Klassenleiter“ werden an anderer Stelle eingetragen und dann automatisch hier eingeblendet.

Sammelzuweisung für die Daten1, Daten 2, Daten3, Merkmale, Statistik, Zugang/Abgang

Sie können für mehrere Schüler oder Bewerber gleichzeitig bestimmte Werte auf den Registerkarten „Daten 1“, „Daten 2“, „Daten 3“, „Merkmale“, „Statistik“ und „Zugang/Abgang“ zuweisen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise allen Schülern einer Klasse mit einer Anweisung die gleiche Konfessi-on, Staatsangehörigkeit oder Fremdsprachenfolge zuordnen.

1. Um den Assistenten für die Sammelzuweisung der Stammdaten zu starten, müssen Sie auf Bearbeiten > Sammelzuweisungen…klicken.
2. Klicken Sie jeweils auf Weiter, um zum nächsten Schritt des Assistenten zu kommen.
3. Markieren Sie unter Schüler auswählen bzw. Bewerber auswählen die Schüler, die im Rahmen der Sammelzuweisung den bzw. die gleichen Einträge in den Stammdaten erhalten sollen.

Registerkarten „Daten 3“

Im Unterschied zum Bewerber können beim Schüler bis zu acht Funktionen zugewiesen werden. Jedem Schüler kann individuell der Auskunftsstatus „Geheim“ zuwiesen werden. Dieser Status wird dann mit einem roten Symbol in jeder Registerkarte oben gekennzeichnet. Jeder Magellan-Benutzer (z.B. die Sekretärin) erkennt so auf Anhieb, dass sie über den entsprechenden Schüler keine Auskünfte heraus-geben darf.

Beim Setzen des Auskunftsstatus „Geheim“ werden Sie gleichzeitig gefragt, ob auch die Sorgeberechtigten ebenfalls als „Geheim“ markiert werden sollen.

Registerkarten „Laufbahn“ und „Zeugnis

Die Registerkarten „Laufbahn“ und „Zeugnis“ enthalten zeitraumbezogene Daten. Die Registerkarte „Laufbahn“ wird daher in den Abschnitten „Laufbahn““ „Laufbahn des Schülers“ vorgestellt. Die andere Registerkarte wird im Kapitel „Zeugnisdaten erfassen“ vorgestellt.

Schüler einschulen

Nachdem Sie die Daten der neuen Schüler erfasst haben, müssen Sie diese einer Klasse zuweisen, das heißt, sie müssen unter MAGELLAN „eingeschult“ werden. Mit der Zuordnung zu einer Klasse beginnt für den Schüler in MAGELLAN die zeitraumbezogene Dokumentation seines Werdegangs. Bitte beachten Sie, dass vor dem Einschulen die entsprechenden Klassen eingerichtet sein müssen (siehe „Klassen eingeben“).

1. Klicken Sie auf Extras und dann auf Schüler einschulen. Es erscheint der Assistent „Schüler einschulen“. Klicken Sie jeweils auf Weiter, um zum nächsten Schritt des Assistenten zu kommen.
2. Unter Schüler auswählen werden alle Schüler aufgelistet, die noch nicht eingeschult worden sind.

1. Schüler werden klassenweise eingeschult. Damit Sie die Schüler abhängig von bestimmten Eigenschaften, z.B. erster Fremdsprache oder Konfessionszugehörigkeit, einer Klasse zuweisen können, sind die entsprechenden Spalten hier ebenfalls angezeigt. Sie können die Spalten entsprechend denen der Gesamtliste bearbeiten. Haben Sie z.B. ein Einschulungskriterium vergeben, können Sie danach gruppieren und alle Schüler, die Sie einer Klasse zuweisen möchten, auf einmal markieren und einschulen. Markieren Sie die Schüler, die Sie z.B. der Klasse 5a zuweisen möchten und klicken Sie auf Weiter.

2. Unter Klassen auswählen werden die Klassen angezeigt, die Sie für das neue Schuljahr angelegt haben.

1. Markieren Sie die gewünschte Klasse, in welche die zuvor markierten Schüler eingeschult werden sollen und klicken Sie dann auf Weiter.

2. Unter „Weitere Angaben“ können Sie weitere Angaben per Sammelzuweisung allen ausgewählten Schülern zuordnen. Hierbei muss mindestens das Zugangsdatum angegeben werden. Klicken Sie jetzt auf Weiter und anschließend auf Fertigstellen, um die Einschulung der Schüler durchzuführen. Die eingeschulten Schüler werden jetzt in der Auswahlliste der Schüler mit einem blauen Quadrat in der Statusspalte von den noch nicht eingeschulten Schülern unterschieden, die kein Quadrat besitzen.

3. Starten Sie erneut den Einschulungs-Assistenten. In dieser Liste sind nun die Schüler, die Sie gerade eingeschult haben, nicht mehr enthalten. Dies verhindert, dass Schüler aus Versehen mehrfach eingeschult werden. Sie können jetzt im nächsten Schritt die Schüler, die noch nicht eingeschult wurden, einer anderen Klasse, beispielsweise der Klasse 5b, zuweisen.

Registerkarte „Laufbahn“

Nach dem Einschulen des Schülers, wird dessen Formular um die Registerkarten „Laufbahn“ und „Zeugnis“ erweitert. Die Registerkarte „Zeugnis“ wird im Kapitel „Zeugnisdaten erfassen“. Auf der Registerkarte „Laufbahn“ können Sie die Laufbahn des Schülers an Ihrer Schule verfolgen. Diese Registerkarte füllt sich in einer Liste auf der linken Seite automatisch mit den Zeiträumen und den dazugehörigen Klassen, die der Schüler an der Schule besucht hat. Zu jedem markierten Zeitraumeintrag in der Liste werden rechts auf den beiden Registerkarten „Allgemein“ und „Abschluss“ die detaillierte Angaben angezeigt.

Fehlzeiten erfassen

Sie können für jeden Schüler individuell Fehlzeiten mit Gründen und Status erfassen. Markieren Sie dazu zunächst den entsprechenden Schüler in der Auswahlliste und wählen dann Bearbeiten > Fehlzeiten…. Die Fehlgründe erfassen Sie im Schlüsselverzeichnis „Fehlgründe (Schüler)“.

Hier sehen Sie die Fehlzeiten des Schülers „Adam Riese“ für den Zeitraumfilter August 2008 bis Januar 2009.

Unfallanzeigen erstellen und verwalten

Um eine Unfallanzeige in MAGELLAN zu erfassen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Legen Sie bitte die möglichen Empfänger der Unfallanzeige im Menü Adressen an. Unter Adressen > Daten können Sie eine oder mehrere Adressen als Unfallanzeigen markieren und auch die Trägernummern eintragen.

Um einen Unfall aufzunehmen, markieren Sie den Schüler in der Schülerauswahlliste und wählen Bearbeiten > Unfallanzeigen....

Legen Sie über Neue Unfallanzeige einen neuen Datensatz an. Sie können auch einen bereits erfassten Unfallbericht markieren und per Unfallanzeige bearbeiten erneut öffnen.

Anschließend können Sie die Daten drucken oder wahlweise auch parallel als PDF im Schülerunterordner ablegen lassen. Die erfassten Daten werden gespeichert, Sie können jederzeit auch ältere Vorgänge wieder pro Schüler einsehen.

Sorgeberechtigte eingeben

Sorgeberechtigte werden in MAGELLAN zentral verwaltet. Ein Sorgeberechtigter muss daher nur einmal erfasst werden, auch wenn er mehrere Kinder an der gleichen Schule hat. Sorgeberechtigte können sowohl zusammen als Eltern erfasst werden wie auch als Einzelpersonen.

Neuen Sorgeberechtigten aufnehmen

Einen neuen Sorgeberechtigten können Sie entweder im Rahmen der Aufnahme der Bewerber/Schüler erfassen (bitte lesen Sie auch im Abschnitt Registerkarte "Familie") oder direkt eingeben. Um einen neuen Sorgeberechtigten aufzunehmen, klicken Sie in der Startleiste auf der linken Bildschirmseite auf „Sorgeberechtigte“. Wählen Sie dann das rote Plus in der oberen Symbolleiste oder die Tastenkombination STRG+N. Es öffnet sich das Dialogfenster „Neuer Sorgeberechtigter“.

Geben Sie Vor- und Nachname ein und bestätigen Sie mit „OK“. Der neue Sorgeberechtigte wird erstellt. Sie befinden sich automatisch auf der Registerkarte „Daten“. Sollte der Sorgeberechtigte als bereits erfasst erkannt werden, erscheint automatisch das Fenster der Doublettenprüfung (siehe „Doublettenprüfung“). Geben Sie nun die erforderlichen Daten zum Sorgeberechtigten ein.

Registerkarte „Daten“

Hier können Sie neben der Adresse auch den Status der Erreichbarkeit des Sorgeberechtigten eintragen. Bei den Funktionen 1 und 8 können Sie bis zu acht besondere Funktionen wie z.B. Elternsprecher zuordnen. Die Funktionen sind Schlüsselfelder, die zuvor im Schlüsselverzeichnis „Funktionen (Sorgeberechtigte)“ definiert werden.

Registerkarte „Kinder“

Auf der Registerkarte „Kinder“ werden alle Kinder des Sorgeberechtigten mit deren Geburtsdatum und Klassenzugehörigkeit aufgelistet.

Hier werden alle Schüler aufgelistet, die der Sorgeberechtigten „Andrea Antelami“ zugewiesen wurden.

Betriebe eingeben

Neuen Betrieb aufnehmen

Einen neuen Betrieb können Sie entweder im Rahmen der Aufnahme der Bewerber/Schüler erfassen (siehe „Registerkarte „Ausbildung““) oder direkt eingeben. Um einen neuen Betrieb aufzunehmen, klicken Sie in der Startleiste auf der linken Bildschirmseite auf Betriebe oder wählen Sie Ansicht > Betriebe. Wählen Sie dann das rote Plus in der oberen Symbolleiste oder die Tastenkombination STRG+N. Es öffnet sich das Dialogfenster „Neuer Betrieb“. Sollte der Betrieb als bereits erfasst erkannt werden, öffnet sich das Fenster der Doublettenprüfung (siehe „Doublettenprüfung“).

Geben Sie den Namen des Betriebs und ein Kürzel ein. Bestätigen Sie dann mit „OK“. Der neue Betrieb wird erstellt. Sie befinden sich automatisch auf der Registerkarte „Daten“. Geben Sie nun die erforderlichen Daten zum Betrieb ein.

Registerkarten „Daten 1“ und „Daten 2“

Auf der Registerkarte „Daten 1“ können Sie neben der Anschrift auch die Zugehörigkeit des Betriebs zu einer Branche und einer Kammer angeben. Ein Status (aktive oder inaktiv) kann jedem Betrieb individuell zugewiesen werden. Die Felder „Branche“ und „Kammer“ sind Schlüsselfelder, welche zuvor definiert werden müssen. Die Ausbildungsberufe und entsprechenden Bildungsgänge des Betriebs werden auf der Registerkarte „Daten 2“ erfasst.

Geben Sie hier die vollständige Anschrift des Betriebs an.

Registerkarte „Kontakte“

Um die verschiedenen Ansprechpartner im Betrieb festzuhalten, können Sie auf dieser Registerkarte entsprechende Einträge vornehmen. Über Hinzufügenkönnen Sie das Dialogfenster „Neuer Kontakt“ öffnen.

Geben Sie hier den Namen des Ansprechpartners und eine zugehörige Bemerkung ein.

Doppelt erfasste Betriebe zusammenführen

Sollten versehentliche Betriebe mehrfach im Betriebe-Menü geführt worden sein, finden Sie dazu in MAGELLAN einen Assistenten, der Sie beim Zusammenführen derunterstützt. Sie können dabei alle Auszubildenden des Betriebes, auch aus älteren Zeiträumen, mit den dazugehöri-gen Ausbilderkontakten in einen anderen Betrieb übernehmen. Optional können Sie den Betrieb auch im Anschluss löschen lassen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Markieren Sie dazu den „verkehrten“ Betrieb und wählen den Punkt Betriebe > Bearbeiten > Organisieren > Betriebe zusammenführen.

1. Entscheiden Sie über das Optionshäkchen, ob der Betrieb nach der Übernahme aller bisherigen Auszubildenden und deren Ausbilderkontakte gelöscht oder erhalten werden soll.

2. Wählen Sie den Zielbetrieb in den alle aktuellen und auch älteren Auszubildenden mit den da-zugehörigen Ausbildungskontakten übergeben werden sollen. Zur Auswahl stehen nur Betriebe, denen Auszubildende bereits zugeordnet wurden.

3. Zum Abschluss wird Ihnen eine Übersicht gezeigt, prüfen Sie bitte die Anzeige und klicken auf Fertigstellen.

Schulen eingeben

Im Gegensatz zu Sorgeberechtigten und Betrieben können Schulen nicht während des Eintrags eines Bewerbers/Schülers mit erfasst werden. Schulen müssen daher immer vor ihrer Nutzung bei Bewerbern, Schülern oder Lehrern in MAGELLAN aufgenommen sein.

Neue Schule aufnehmen

Um eine neue Schule aufzunehmen, klicken Sie in der Startleiste auf der linken Bildschirmseite auf Schulen. Wählen Sie dann das rote Plus in der oberen Symbolleiste oder die Tastenkombination STRG+N. Es öffnet sich das Dialogfenster „Neue Schule“.

Geben Sie den Namen der Schule und ein Kürzel ein. Optional können Sie auch die Schulnummer mit angeben. Bestätigen Sie dann mit OK.

Die neue Schule wird erstellt. Sie befinden sich automatisch auf der Registerkarte „Daten“. Geben Sie nun die erforderlichen Daten zur Schule ein.

Registerkarten „Daten“ und „Kontakte“

Auf der Registerkarte „Daten“ geben Sie die Anschrift der Schule ein. Hier können Sie die Postleitzahl-automatik nutzen (siehe „Postleitzahl- und Schlüsselverzeichnisse importieren“). Um die verschiedenen Ansprechpartner in der Schule festzuhalten, können Sie auf der Registerkarte „Kontakte“ entsprechende Einträge analog zu den Betrieben vornehmen.

Geben Sie hier die vollständige Anschrift der Schule an.