Statistik Schülerdaten

Dieser Abschnitt beschreibt für Schulen in Berlin die Schülerdatenerfassung 2009/2010 aus MAGELLAN in die Dateien für den Datenaustausch des eGovernment Projekts des Senates im Schuljahr. Voraussetzung hierfür ist eine Lizenz von MAGELLAN.

Der Export kann jederzeit für das aktuelle Halbjahr auf Basis der Daten in MAGELLAN in elektronischer Form vorgenommen werden. Die Statistikdaten werden wie gefordert im Dateiformat CSV aus MAGELLAN erzeugt. Für Sie als Schule bedeutet dies: Sie müssen die folgenden CSV-Dateien je nach Schulart an den Senat übermitteln:

Hierbei steht xxxxx für Ihre Schulnummer.

Notwendige Schritte

1. Schritt: Statistikschlüssel aktualisieren
2. Schritt: Dateneingabe
3. Schritt: Datenprüfung
4. Schritt: Statistikdateien erstellen

Diese Schritte werden nachfolgend ausführlich erklärt.

Statistikschlüssel aktualisieren

Statistikämter setzen für einige Felder Wertelisten voraus, die STÜBER SYSTEMS in Form von Schlüsselverzeichnissen zur Verfügung stellt. Bitte lesen Sie dazu den Abschnitt Schlüsselverzeichnisse importieren.

Statistisch relevante Daten eingeben

Bei einem Großteil der statistisch relevanten Daten handelt es sich um Stammdaten, die bei der alltäglichen Arbeit bereits erfasst wurden. Einige Daten werden Sie nachtragen müssen. Alle für die Statistik erforderlichen Daten finden Sie nachfolgend im Anhang in einer tabellarischen Übersicht.

Datenprüfung

Vor dem Erstellen der eigentlichen Statistikdateien sollten Sie eine Prüfung der Daten in MAGELLAN vornehmen. Diese Prüfung ist eine Plausibilitätsprüfung, dessen Regelwerk uns größtenteils vom Senat zur Prüfung Ihrer Daten zur Verfügung gestellt wird.

Datenprüfung für Allgemeinbildende oder Berufsbildende Schulen starten

Zur Datenprüfung gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Starten Sie MAGELLAN.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Statistik.
3. Wählen Sie als Bundesland Berlin und als Schulart Allgemeinbildende Schule (ABS) oder Berufsbildende Schulen (BBS). Klicken Sie dann auf Weiter.
4. Wählen Sie als Art der Erstellung Nur Datenprüfung. Markieren Sie die Dateien, welche Sie prüfen wollen. Unter Statistikzeiträume müssen Sie den Erhebungszeitpunkt, den aktuellen Zeitraum (1. Halbjahr 2013/2014) und die Zeiträume des Vorjahres (2. Halbjahr 2012/2013 und 1. Halbjahr 2012/2013) einstellen. Klicken Sie dann auf Weiter.
5. Geben Sie das Erstellungsdatum an und wählen Sie den Ordner für den späteren Export der Statistikdateien aus. Klicken Sie auf Weiter.
6. Klicken Sie auf Start, um die Datenprüfung zu starten.

Datenprüfung auswerten

Die Ergebnisse der Datenprüfung werden unter Hinweise aufgelistet. Sind dort keine Hinweise enthalten, sind die Daten für die Abgabe korrekt eingegeben. Die Hinweise werden unterschieden nach Art der Datei, dem betroffenen Daten-satz, Kontroll-Nr. der Plausibilität und dem eigentlichen Meldungstext. Sie können die Hinweise gruppieren und/oder Filtern und über die Schaltfläche „Export nach Excel“ nach Excel exportieren. Sie müssen nun die Meldungen in MAGELLAN bearbeiten und dann erneut eine Datenprüfung durchführen.

Viele in der Prüfung abgefragte Werte werden nicht in den Statistikdateien ausgegeben, dienen aber als Voraussetzung für die Plausibilitätsprüfungen. Beispiel: Zur Prüfung von korrekten Fremdsprachen muss die Schulart angegeben sein. Wurde diese nicht oder fehlerhaft angegeben, gibt die Prüfung eine Fehlermeldung aufgrund dieser Bedingung aus.

Statistikdaten erstellen

Zum Erstellen der Statistikdaten gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Starten Sie MAGELLAN.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Statistik.
3. Wählen Sie als Bundesland Berlin und als Schulart Allgemeinbildende Schule (ABS) oder Berufsbildende Schulen (BBS). Klicken Sie dann auf Weiter.
4. Wählen Sie als Art der Erstellung Nur Statistikdateien erstellen. Markieren Sie die gewünschte Statistikdatei. Unter Statistikzeiträume auswählen stellen Sie den aktuellen Zeitraum ein. Klicken Sie dann auf Weiter.
5. Geben Sie das Erstellungsdatum an und wählen Sie den Ordner für den späteren Export der Statistikdateien aus. Klicken Sie auf Weiter.
6. Klicken Sie auf Start, um die Erstellung der Statistikdatei zu starten.

Statistikfelder mit Beschreibung

Besonderheiten

Die Datei für Berufsbildende Schulen ist unterteilt in Teil I und Teil II. Die Zuordnung der Felder zum entsprechenden Teil finden sich in der Tabelle wieder.

Der Teil II wird nur gefüllt für

• „Berufsschulen mit sonderpäd. Aufgaben“ – Schlüssel 30 der Klasse.Schulform ODER
• „Berufsschulen“ – Schlüssel 32 der Klasse.Schulform
• UND „Auszubildenden“ – Schlüssel 01 der Klasse.Bildungsgang

Anderenfalls werden Leerfelder in der Datei ausgegeben. Diese sehen sie in Excel als leere Felder, in einem Texteditor als Semikolon.